Как правильно делать изменения записей в трудовой книжке

Все ответы в статье: "Как правильно делать изменения записей в трудовой книжке" с комментариями профессионалов. Задавайте свои вопросы дежурному специалисту.

Как исправить неточности и ошибки в трудовой книжке

Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.

Изменение личных данных

Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.

Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.

Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:

  • первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
  • на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
  • запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.

В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.

Смена профессии и вида образования

Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.

Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

  1. Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
  2. При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Исправления в данных о трудовой деятельности

Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.

Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.

Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:

  • по тому месту работы, где допущена неточность в оформлении;
  • другим работодателем – на основании официального письма организации, в свое время неверно указавшей данные о трудовой деятельности работника.

Внесение правильной записи оформляется следующим образом:

  • с новой строки производится запись с последним порядковым номером и датой, когда вносятся изменения;
  • исправительный текст должен содержать номер изменяемой записи и указывать, что она недействительна;
  • под следующим номер вносится правильная запись.

В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.

Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.

В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.

Изменение названия или правовой формы организации

В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.

Исправления при неправомерном увольнении

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.

Читайте так же:  Кухня относится к жилой площади или нет

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Как внести исправление в трудовую книжку

При заполнении любого кадрового документа возможны ошибки, которые обычно несложно исправить. Но не в случае с трудовой книжкой дело обстоит сложнее. Порядок таких исправлений установлен специальными нормативно-правовыми актами:

  1. Постановление Минтруда от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
  2. Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
Читайте так же:  Проценты по кредитам какой вид издержек

Ранее мы писали о том, как заполнять и когда выдавать при увольнении. Разобраться, как правильно делать записи, помогут примеры исправления ошибок в трудовой книжке для разных случаев.

Ошибки при первичном заполнении бланка

Если сотрудник отдела кадров, оформляя титульный лист нового бланка, допускает ошибку, то такой бланк необходимо уничтожить, составив акт, и выдать новый. В соответствии с п. 48 Правил, в случае неверного заполнения, а так же при порче бланка не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

При ошибке, допущенной при первичном оформлении вкладыша, необходимо в аналогичном порядке заменить бланк вкладыша на новый, а неправильный уничтожить. В несенные в трудовую книжку серия и номер вкладыша подлежат корректировке. Ц елесообразно сначала оформлять вкладыш, а затем, убедившись, что вся информация верна, вносить его данные.

Изменение персональных данных владельца трудовой книжки

Персональные данные работника заполняются на титульном листе, их изменение имеет особенности. Изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения вносятся только на основании и при наличии соответствующего документа (паспорта, свидетельства о браке и т.п.). Неверные данные зачеркиваются одной чертой, подчистка, закрашивание не допускаются. Новые данные указываются в строгом соответствии с подтверждающим документом. Их реквизиты указываются на внутренней стороне обложки бланка (п. 2.3. Инструкции). Они обязательно заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если она предусмотрена учредительными документами).

Так выглядит правильный образец внесения исправлений в трудовую книжку из-за ошибки в персональных данных:

Исправление данных об образовании

Новые данные о получении образования, профессии, специальности вносятся в виде дополнения к имеющимся данным (п.2.4. Инструкции). Дополнения и правки вносятся в соответствующих строках бланка, а на внутренней стороне обложки делается запись со ссылкой на подтверждающий документ (например, диплом).

Если на первой странице отсутствуют сведения об образовании, профессии или специальности работника, сведения вписываются в пустые строки. Если они уже вносились раньше, то вносятся дополнения. Р анее указанные данные об образовании не зачеркиваются. Если же ошибка в разделе об образовании обнаружилась позже, чем первичное заполнение, то в титульный лист вносят исправления в порядке, установленном п. 2.3 Инструкции.

Вот образец, как исправить ошибку в трудовой книжке, если неправильно указаны сведения об образовании:

Исправления в разделах о работе и награждениях

Подавляющее количество ошибок, которые требуют правок, допускается при заполнении информации про работу, реже — раздела о награждениях. Корректировка данных в этих разделах производится в особом порядке. С перва признают ошибочную запись недействительной, а затем указывают верные данные (пункт 30 Правил). Вот небольшая инструкция, как как внести исправление в трудовую книжку в подобной ситуации:

  1. В графе 1 укажите следующий порядковый номер.
  2. В графе 2 — дату внесения изменения.
  3. В графе 3 напишите «Запись за номером __ недействительна». В следующей сделайте новую, правильную запись.
  4. В графе 4 укажите правильные реквизиты приказа или иного документа, сведения из которого некорректно перенесены (пункт 1.2. Инструкции).

Если неверно указали сведения о работе, исправьте, используя этот образец исправления в трудовой книжке 2019 года:

Корректировки из-за переименования или реорганизации учреждения

Если наименование бюджетной организации или учреждения поменялось, то запись делают отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе». Основание переименования (приказ или иное решение, его дата и номер) указываются в графе 4 раздела «Сведения о работе». Нумеровать запись о переименовании работодателя нет необходимости.

Если бюджетная или некоммерческая организация реорганизована, вносят соответствующую запись, хотя Инструкция и не устанавливает такого требования. Это делается для исключения расхождения в данных, указанных при приеме на работу и при увольнении сотрудника.

Если бюджетная или некоммерческая организация ликвидирована, то правки должна внести организация-преемник или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Основанием для внесения записи об исправлении станут:

  • решение суда;
  • архивная справка;
  • надлежащим образом заверенная копия приказа.
Видео (кликните для воспроизведения).

Так выглядит правильный образец исправления записи в трудовой книжке 2019 года:

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

  • Правила ведения, они утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — просто Правила);
  • Инструкция по порядку заполнения, утверждена Постановлением Минтруда РФ 10.10.2003 года под номером 69 (далее – Инструкция).

На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.
Читайте так же:  В чем измеряются показания счетчика воды

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании. Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

На практике встречаются ситуации, когда в трудовой книжке отражаются не все записи, которые должны в ней быть. Например, работника перевели в обособленное структурное подразделение предприятия в другой город без изменения должности. Кадровая служба не внесла соответствующую запись в трудовую книжку. Впоследствии работник получил другую должность с внесением записи в трудовую книжку. В этом случае потребуется внесение пропущенной записи в трудовую книжку. Рассмотрим порядок оформления такой записи.

Трудовая книжка

Работодателю необходимо вести учет трудовой деятельности и стажа всех сотрудников, которые трудятся у него на основной работе по найму более 5 дней. Как следует из статьи 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка представляет собой главный документ такого учета.

Форма и порядок ведения этого документа закреплены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Правила внесения исправлений в трудовую книжку (в том числе в случае пропуска какой-либо записи) также установлены указанными нормативными правовыми актами.

Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись?

Законодательством Российской Федерации допускается возможность внесения исправлений в трудовую книжку работника.

Порядок исправления ошибок в рассматриваемом документе предусмотрен разделом III Правил.

В то же время порядок восстановления пропущенных записей законодательством напрямую не установлен. Следовательно, в этом случае надлежит воспользоваться общим порядком внесения записей в трудовую книжку и исправления ошибок.

В пункте 27 Правил отражено, что ошибки в трудовой книжке исправляются работодателем, их допустившим. Исправить ошибку может, в т.ч., и работодатель, у которого работник трудится в настоящее время, но в соответствии с документом от работодателя, который допустил неточность.

Пункт 29 Правил требует полной идентичности сведений документа, являющегося основанием для устранения неточности, соответствующей записи в трудовую книжку.

Указанной нормой установлен запрет на использование в качестве подтверждения таких сведений свидетельских показаний. Это означает, что устное свидетельство не может являться основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Таким основанием является только официальный документ.

Читайте так же:  Освобождение от уплаты и размер госпошлины при взыскании алиментов

Важно учесть, что на основании пункта 1.2 Инструкции в разделах «Сведения о работе»; и «Сведения о награждении»; трудовой книжки нельзя исправлять ошибки путем их зачеркивания.

В рассматриваемой ситуации запись в трудовую книжку о переводе на новую должность соответствует действительности, следовательно, недействительной она не является. Имеет место лишь факт пропуска записи о переводе в структурное подразделение.

Следовательно, пропущенную запись необходимо внести сразу после заключительной записи в трудовой книжке, применяя общий порядок, установленный Правилами и Инструкцией.

При внесении указанной записи в графе 2 следует указать ее фактическую дату.

Конечно, в этом случае будет нарушен срок внесения соответствующей записи, а также хронологический порядок записей в трудовой книжке (т. е. пункты 10, 11 Правил), но иного порядка исправления подобной ошибки попросту не существует.

Как правильно делать изменения записей в трудовой книжке

Трудовая книжка – это один из важнейших документов каждого человека. Она предоставляется каждому сотруднику работодателем на платной или безвозмездной основе. Как и в любом документе, в трудовой книжке могут быть ошибки, которые нужно исправить или удалить. Поговорим о том, как правильно сделать изменение записей в трудовой книжке.

Нормативно-правовая база при внесении изменений или дополнений

При изменении, дополнении или удалении записей в трудовой книжке нужно руководствоваться следующими нормативно-правовыми документами:
  1. Трудовым кодексом РФ>
  2. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Правительством РФ в 2003 году, а именно пунктами 26-30>
  3. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Министерством труда в 2003 году.

Нормативный документ выбирается в зависимости от того, какой раздел трудовой книжки нужно изменить (титульный лист, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).

Исправление ошибки на титульном листе

Рассмотрим поэтапно, как внести исправления в трудовой книжке на титульном листе.

Изменение фамилии

При смене фамилии старую запись нужно зачеркнуть одной чертой, а новую сделать выше или рядом. На внутренней стороне обложки следует указать документ-основание (например, свидетельство о заключении брака), подтверждающий правильное написание фамилии. Далее запись заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.

Ссылка на документ будет выглядеть так: «Фамилия «Иванько» изменена на фамилию «Петренко» на основании свидетельства о заключении брака серия АК №475869, выданного Коломенским отделом ЗАГС 04 декабря 2013 года». Если была допущена ошибка в написании фамилии, делается следующая запись: «Фамилия «Мечников» изменена на «Мячников» на основании свидетельства о рождении № 4865, выданного Московским отделом ЗАГС 30 апреля 1980 года».

Исправление имени в трудовой книжке

Если имя сотрудника написано неверно при первом оформлении трудовой книжки, то испорченный бланк уничтожается после составления акта на списание, а сотруднику заводят новую книжку.

Если же ошибка замечена в старой книжке, то сотруднику придется обратиться в суд с прошением о признании недействительности такой книжки.

Однако существует и другое мнение. Неверное написание имени и отчества можно исправить следующим образом:

  • Неправильную запись зачеркнуть одной чертой и сделать правильную запись.
  • Занести на внутреннюю сторону обложки запись о документе, послужившим основанием для исправления (паспорт, свидетельство о рождении).
  • Заверить сделанную запись подписью и печатью предприятия.
  • Сделать запись: «Исправленному отчеству (например, Виталиевич) на отчество (Витальевич) верить».

Исправляя подобным образом неправильные данные, вы берете ответственность за сделанные исправления на себя. Лучшим вариантом в подобном случае является обращение в суд.

Изменения в трудовой книжке данных об образовании или должности

Нередко возникают ситуации, когда сотрудник во время работы на предприятии проходит обучение в высшем учебном заведении. Естественно, после завершения обучения изменяется уровень образования, что и необходимо отразить в трудовой книжке.

После предоставления работником в отдел кадров соответствующего документа, подтверждающего полученное образование, сотрудник отдела кадров должен внести изменение в трудовую книжку следующим образом: после наименования прежнего уровня образования (или специальности) нужно поставить запятую и после нее сделать запись о новом образовании (новой специальности). Запись будет выглядеть так: «Образование Среднее специальное, высшее профессиональное» или «Специальность Бухгалтер, экономист».

Следует отметить, что делать на внутренней стороне обложки ссылку на документ-основание в данном случае не нужно.

Помните, что закрашивать, стирать или перечеркивать ошибочные записи нельзя как на титульном листе, так и во всей трудовой книжке.

Исправление сведений о работе

Как изменить запись в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе»? Об изменениях записей в этом разделе говорится в Правилах в пункте 27. В нем сказано, что при обнаружении неточных или неправильных записей в трудовой книжке исправления можно внести:

  • на том месте работы, где была допущена ошибка>
  • на нынешнем месте работы сотрудника, основываясь на документе от работодателя, допустившего неточность.

В случае исправления ошибочных записей новые записи должны быть одинаковыми с данными документа-основания.

Изменение записи о приеме на работу

Изменение записи в трудовой книжке лучше всего делать до того, как будет сделана следующая по порядку запись. Ошибочно сделанная запись не подлежит зачеркиванию.

Инструкцией установлен следующий алгоритм исправлений:

  1. после последней записи раздела «Сведения о работе» нужно указать следующий по порядку номер, текущую дату новой записи, в третью графу записать: «Запись за номером (поставить номер неправильной записи) считать недействительной»>
  2. затем нужно сделать правильную запись, а в четвертой графе указывается:
  • либо повторная дата и номер распоряжения (приказа), на основании которого была сделана неправильная запись>
    • либо дата и номер распоряжения (приказа), послужившего основанием для правильной записи.

Если ошибка обнаружена своевременно, то исправить ее не составит труда. Все сделанные исправления следует заверить подписью руководителя и печатью предприятия.

Если сотрудник, в трудовой книжке которого была допущена ошибка, устроился на другое предприятие, то исправить запись нужно так:

  • в новой строке нужно поставить номер, следующий за предыдущим>
  • вносится запись, которая гласит о том, что: «Запись за номером (указывается номер записи) считать недействительной»>
  • затем нужно сделать правильную запись>
  • далее указывается дата внесения исправления>
  • в четвертой графе следует сделать ссылку на приказ (распоряжение).

Если предприятие, в котором была допущена ошибка, реорганизовано, то исправление может сделать предприятие-правопреемник. Если же предприятие ликвидировано, то на новом месте работы оформляется приказ (распоряжение) о внесении соответствующих изменений.

Изменение записи о переводе на другое место работы и об увольнении

В аналогичном порядке недействительными признаются записи:

  • о переводе на другое постоянное место работы>
  • об увольнении>
  • о незаконном переводе или увольнении сотрудника.
Читайте так же:  Как обращаться к судье во время процесса

Что нужно знать об изменении записи в трудовой книжке, связанной с переводом? Если требуется сделать запись о восстановлении сотрудника на прежнем месте работы, то она будет выглядеть так: «Запись номер (указывается номер) недействительна, восстановлен на прежней работе».

Если меняется формулировка причины увольнения, то нужно написать так: «Запись номер (указывается номер) недействительна, уволен (указать новую причину увольнения)». При этом в четвертой графе нужно записать документ-основание, который послужил для записи новой формулировки.

Если сотрудник примет решение о том, что ему не нужна в трудовой книжке ошибочная запись об увольнении, то он может написать заявление о замене трудовой книжки, в которой не будет этой записи. В подобном случае работодатель обязан оформить сотруднику дубликат книжки.

Удаление записи

Как удалить запись в трудовой книжке? Затиранием или закрашиванием делать это запрещено. Ошибочные или неправильные записи нужно исправлять.

Внесение пропущенной записи

Иногда случается так, что в трудовой книжке не хватает какой-нибудь записи. Что же делать в таком случае, ведь это считается нарушением? Чтобы устранить подобный недочет, нужно, взяв трудовую книжку сотрудника и приказ (распоряжение), например, о присвоении ему новой квалификации, сделать следующее:

  1. Найти кадровый приказ о присвоении сотруднику новой квалификации, на основании которого нужно было сделать запись. Если такого приказа нет, то его нужно оформить.
  2. Внести пропущенную запись о присвоении новой квалификации под следующим порядковым номером после последней записи. Во второй графе указать фактическую дату присвоения квалификации. В четвертой графе внести номер приказа.
  3. Если сотрудник, в трудовой книжке которого отсутствует какая-либо запись, уже успел уволиться, и в книжке есть об этом соответствующая запись, заверенная по всем правилам, в этом случае нужно:
  • внести необходимую запись после записи об увольнении под номером, следующим по порядку>
  • во второй графе поставить дату, которая была проставлена в предыдущей строке>
  • в третью графу внести сведения о присвоении квалификации и фактическую дату присвоения квалификации>
  • в четвертой графе указать ссылку на приказ (распоряжение)>
  • проставить свою должность, а также подпись и печать кадрового отдела>
  • ознакомить с записью сотрудника под подпись.

Восстановление трудовой книжки

Если вы утратили трудовую книжку, то по закону обязаны сразу же сообщить об этом в письменной форме работодателю с последнего места работы.

Последним местом работы считается то предприятие, с которым на момент утраты книжки был заключен трудовой договор. Если же в это время гражданин был безработным, то ему нужно обратиться к прежнему работодателю.

Дубликат трудовой книжки выдается в течение пятнадцатидневного срока после подачи заявления об утере книжки. В дубликате должна содержаться информация об общем и непрерывном стаже работы до поступления на последнее место работы, а также сведения о работе и награждениях, которые были внесены на последнем месте работы. Чтобы подтвердить общий стаж работы, следует предоставить документы, подтверждающие весь стаж.

Такими документами являются:

  • все приказы о приеме на работу>
  • все заключенные трудовые договора>
  • лицевые счета, а также ведомости о выдаче заработной платы>
  • сведения о трудовом стаже формы СЗВ-К>
  • выписки из индивидуального лицевого счета формы СЗИ-5>
  • различные справки и приложения.

Общий стаж в дубликате будет записан суммарно.

Восстановление поврежденной трудовой книжки

Если трудовая книжка повредилась в результате внешних воздействий, то есть порвалась, испачкалась, обгорела и т.д., то сотрудник имеет право написать заявление о выдаче ему дубликата книжки. В этом случае дубликат будет содержать все записи, которые были сделаны в старой книжке, если их можно прочитать. Нечитаемые же записи нужно будет подтверждать документами. В испорченной книжке делается запись о том, что «взамен выдан дубликат серии (указать серию) № (указать номер дубликата)».

Восстановление трудовой книжке при утрате работодателем

Если трудовая книжка утрачена при чрезвычайных ситуациях (пожаре, наводнении и т.п.), то на предприятии создается комиссия, которая будет рассматривать вопрос о восстановлении утраченного документа. Как и в предыдущем случае, стаж устанавливается на основании подтвердительных документов. Если таких документов нет, то можно использовать показания свидетелей (от двух человек). После заседания комиссия составит акт с информацией о периоде работы, профессии (должности), трудовом стаже. Дубликат трудовой книжки будет выдан на основании этого акта.

Если трудовая книжка была просто потеряна работодателем, он может быть привлечен к административной ответственности. На виновных лиц будет наложен штраф от 1000 до 5000 рублей, а на предприятие – от 30000 до 50000 рублей. Помимо штрафных санкций, на предприятие могут возложить запрет на осуществление деятельности до 90 суток.

Подтверждение стажа на ликвидированном предприятии

В этом случае необходимости нужно обратиться в архивное учреждение, которое отвечает за хранение всех документов ликвидированных предприятий. Если запрашиваемые сведения найдутся, то сотруднику будет выдана справка. Если нужная информация отсутствует, то сотруднику следует в письменной форме обратиться в суд. Помимо заявления, в суд приводятся свидетели (минимум два человека), которые могут подтвердить факт работы. Также необходимо предоставить документы, доказывающие то, что вы действительно работали на данном предприятии.

Видео (кликните для воспроизведения).

Перед тем, как обратиться в архив или суд, нужно выяснить действительность факта ликвидации предприятия, а не возможной реорганизации, слияния, разделения, присоединения и т.п. Если предприятие ликвидировано вследствие реорганизации, то по всем вопросам нужно обращаться на предприятие-правопреемник.

Источники


  1. CD-ROM. Лекции для студентов. Юридические науки. Диск 1. — Москва: Высшая школа, 2016. — 251 c.

  2. Галахова, А. В. Особенная часть Уголовного кодекса Российской Федерации. Комментарий. Судебная практика. Статистика / Под редакцией В.М. Лебедева, А.В. Галахова. — М.: Городец, 2015. — 367 c.

  3. Акции. Судебная практика, официальные разъяснения, образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 930 c.
  4. Подгорная, Л. И. Deutsche Geschichte in Biografien: Wissenschaft und Kultur / История Германии в биографиях. Наука и культура / Л.И. Подгорная. — М.: Каро, 2015. — 272 c.
  5. Марченко, М. Н. Проблемы общей теории государства и права. Учебник. В 2 томах. Том 2 / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2015. — 644 c.
Как правильно делать изменения записей в трудовой книжке
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here