Отправить письмо с электронной подписью

Все ответы в статье: "Отправить письмо с электронной подписью" с комментариями профессионалов. Задавайте свои вопросы дежурному специалисту.

Как сделать простую электронную подпись?

Простая электронная подпись — как сделать этот виртуальный аналог собственноручной подписи человека в наступивший век современных технологий, расскажет наша публикация.

Что такое электронная подпись и сертификат ключа

Законодателями дано определение электронной подписи как информации в электронном виде, присоединенной к другой информации (подписываемой) и удостоверяющей подписывающее лицо. Регламентируется ее применение законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 08.07.2016, где отражается право использования электронных подписей в сфере оказания муниципальных или госуслуг при заключении соглашений гражданско-правового свойства или других действиях, предусмотренных соответствующими НПА.

Основной задачей электронной подписи, как и собственноручной подписи в жизни, является удостоверение:

  • авторства документа;
  • полноты и правильности информации в документе;
  • целостности документа.

Необходимость возникновения подобного аналога собственноручной подписи продиктована стремительно развивающимися технологиями, позволяющими вести дела дистанционно, с помощью интернета и телекоммуникационных каналов связи.

В большинстве случаев электронная подпись — это овеществленное понятие комплекса, включающего в себя специальные программы, возможности для эксплуатации сертификата ключа и его хранилище. Как правило, хранилище — это флеш-накопитель или смарт-карта, на которые записывают сертификат ключа проверки ЭП. Именно он и является электронным автографом, который изготавливается и выдается удостоверяющим центром (УЦ).

Сертификат ключа проверки ЭП содержит:

  • информацию о собственнике ЭП;
  • индивидуальный уникальный номер;
  • период действия сертификата (один год);
  • название, адрес и реквизиты УЦ, оформившего и выдавшего ЭП.

По прошествии года срок эксплуатации сертификата истекает и требуется приобретение нового.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если собственноручная подпись может быть только одна, то количество ЭП, которые можно оформить на одно лицо, ничем не ограничено.

Помимо ЭЦП, усиленной ключом электронной подписи, существует и так называемая простая электронная подпись — ПЭП.

Простая электронная подпись

Данный материал посвящен простой электронной подписи (ПЭП), использующейся для подписания документа в электронном формате, когда факт создания визы подтверждается посредством различных методов идентификации — паролями/кодами (ст. 5 закона № 63-ФЗ).

В качестве примера того, как работает ПЭП, можно привести процесс использования интернет-банка для физлиц. Пользователь начинает вход в систему под своим индивидуальным логином и паролем, затем на заранее предоставленный пользователем банку номер мобильного телефона приходит дополнительный разовый код для завершения входа в систему. Если пользователь во время сессии оформляет поручение на перевод денежных средств со своих счетов — СМС с кодом для транзакции снова придет на телефон. Подобным способом достигается:

  • достаточная уверенность в том, что именно клиент банка зашел в систему интернет-банкинга (идентификация);
  • подтверждение того, что именно клиент желает совершить денежный перевод со своего счета через интернет (авторизация).

Комплекс из логина/пароля/номера телефона для контрольных СМС и является простым идентификатором (подтверждением) личности и намерений клиента. То есть может расцениваться как его подпись под совершаемыми действиями.

Процедура выдачи ключа простой электронной подписи

Для получения простой электронной подписи нужно один раз пройти процедуру регистрации и идентификации в структуре, для которой эта подпись будет предназначаться. Например, оформить банковский продукт (счет или карту) — что означает пройти идентификацию клиента в банке, а затем зарегистрироваться в системе интернет-банкинга, сформировав постоянные логин и пароль для входа в систему.

Аналогично, но с некоторыми нюансами, происходит идентификация для получения ПЭП на сайтах государственных услуг. Например, для оформления ПЭП на порталах госуслуг необходимо получить код подтверждения для идентификации личности. Возможны 3 варианта получения идентификационного кода:

  • явиться лично в один из перечисленных на сайте центров обслуживания (например, отделение Почты РФ) с документами, которые были указаны при создании аккаунта на сайте госуслуг;
  • запросить отправку заказного письма с кодом через Почту РФ — соответственно, получать его вы будете по паспорту, что и подтвердит вашу личность;

ВАЖНО! Письмом нельзя получить идентификатор для входа в личный кабинет на портале nalog.ru.

  • с помощью уже имеющегося средства электронной подписи (например, оформленной через удостоверяющий центр).

Получить ЭЦП в удостоверяющем центре могут бизнесмены, юридические и физические лица. Для этого следует явиться в УЦ, оплатить стоимость услуги и представить комплект необходимых документов.

Организации для получения сертификата ключа могут понадобиться:

  • заявление на изготовление ЭЦП по установленной форме;
  • выписка из ЕГРЮЛ (полученная менее чем 1 месяц назад)
  • документ о госрегистрации компании и свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
  • при изготовлении сертификата ключа для руководителя потребуется копия распоряжения о назначении на должность, заверенная его подписью и печатью компании;
  • на представителя фирмы — оформленная доверенность о полномочиях этого лица;
  • паспорт и копия паспорта владельца электронной подписи;
  • СНИЛС и копия СНИЛС владельца электронной подписи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Даже если ЭЦП изготавливается для нужд организации — фактическим владельцем все равно будет являться физлицо, имеющее право подписи от организации.

Для индивидуального предпринимателя нужны следующие документы:

  • заявление на изготовление ЭЦП;
  • документ о регистрации ИП;
  • свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
  • выписка из ЕГРИП, полученная не позднее 30 дней назад;
  • паспорт и копия паспорта владельца ЭЦП;
  • СНИЛС и копия СНИЛС владельца ЭЦП;
  • заявление об изготовлении ЭЦП.

Физические лица предоставляют в УЦ:

  • заявление на изготовление ЭЦП;
  • паспорт будущего владельца ЭЦП;
  • СНИЛС будущего владельца ЭЦП.

Информацию о получении физическими лицами усиленной ЭП читайте в материале «Налогоплательщики-физлица могут создать электронную подпись прямо в своем ЛК».

Меры предосторожности

Являясь важным инструментом в работе, любая электронная подпись требует серьезных мер предосторожности. Согласно п. 10.2 регламента, утвержденного приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 16.08.2013 № 223, владелец сертификата при работе с ключом проверки ЭП должен выполнять правила ее хранения, не оставлять без присмотра, обеспечивать условия конфиденциальности. К примеру, при необходимости следует затребовать приостановку действия документа, если возникли подозрения о возможном несанкционированном доступе к ЭП. Игнорирование требований регламента может повлечь возникновение убытков, возмещение которых руководитель компании (если речь идет о должностном лице) может возложить на владельца подписи.

Читайте так же:  Как отказаться от услуг мтс телевидение

Если ЭЦП утеряна (или если стало возможным несанкционированное применение ПЭП), следует сразу связаться с УЦ (либо со структурой, оформившей ПЭП) и заявить о необходимости блокирования.

Являясь заменой рукописной подписи, ЭЦП является незаменимым инструментом, позволяющим предприятиям сконструировать удобный документооборот как внутренний, так и внешний. ПЭП, оформляемая в основном физлицами, позволяет заметно упростить взаимоотношения с госструктурами, работодателями, банками или учебными заведениями. Получение ПЭП — несложная процедура, занимающая минимальное количество времени, но весьма расширяющая возможности пользователя интернет-ресурсов.

Подписать документ

Любой файл в СБИС можно подписать электронной подписью, если она зарегистрирована в кабинете компании. Сделать это можно несколькими способами:

  1. Откройте раздел «Документы» на вкладке «Мой диск».
  2. Наведите на документ указатель мыши, откройте меню и выберите « Подписать».

Если подписей несколько, можно настроить выбор ЭП при каждом подписании. Для этого в карточке сотрудника на вкладке «Права и подписи» в разделе «Подписи» установите флаг «При наличии нескольких подписей, сотрудник вправе выбирать, какую использовать».

В момент подписания СБИС отобразит доступные пользователю ЭП.

  • В появившемся сообщении нажмите «Да».
  • Внутри документа нажмите и выберите « Подписать».

    В документах, оформленных по регламенту внутреннего документооборота, например, в задачах, можно подписать вложенные файлы.

    В каждом подписанном файле появится отметка , и при печати будет выводиться штамп электронной подписи.

    Один документ может быть подписан несколькими сотрудниками.

    Если для загрузки ЭТП требуется документ с отсоединенной (открепленной) ЭП, скачайте файл с подписями.

    Подпись документов ЭЦП онлайн

    Бесплатный сервис для подписи электронных документов онлайн, простой и понятный для пользователя. Если Вам необходимо заверить документ своей электронной подписью, то Вы можете сделать это на нашем сайте быстро и бесплатно.

    Не забудьте, для используемого браузера должен быть настроен плагин CryptoPro.

    Плагин не загружен

    Установите плагин Крипто Про или включите расширение CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in в Вашем браузере, если он уже установлен на данном компьютере

    Информация о сертификате

    Инструкция использования сервиса для подписания ЭЦП онлайн

    Если у вас возникают какие-либо трудности при использовании сервиса, ознакомьтесь с полной версией инструкции

    Вопросы и ответы

    Да, при использовании квалифицированной ЭЦП такой документ равнозначен документу на бумажном носителе, и может быть предоставлен в налоговую, в суд, контрагенту и любой другой организации или учреждению. Это подтверждается положениями федеральных законов:

    • п.5. ст.9 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:«Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
    • п.1 ст. 6 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи»:«Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации»

    Также данная позиция подтверждена в письме Министерства Финансов от 23.01.13 N 03-03-06/1/24

    Достоверность электронной подписи можно проверить:

    • на сайте Государственных услуг по ссылке, выбрав раздел «— электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7»
    • с помощью специального программного обеспечения «КриптоАРМ», которое может быть приобретено на сайте компании КриптоПро.

    Оставьте заявку на бесплатную консультацию или расчет стоимости

    Единый Центр Электронно Цифровой Подписи

    В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.

    Как подписать файл с помощью ЭЦП

    Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

    ViPNet CryptoFile

    С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием .sig

    Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.

    Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;

    Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.

    КриптоАРМ

    Минусы: платное программное обеспечение;

    Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.

    Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.

    Как подписать pdf с помощью ЭЦП

    Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.

    Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО КриптоПро PDF.

    Плюсы: Электронная подпись видна в документе.

    Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)

    также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

    Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:

    В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:

    Подписываем документ pdf с ЭЦП

    Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать

    В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»

    Читайте так же:  Выписка бывшего собственника из квартиры

    Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.

    После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.

    Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.

    Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:

    Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.

    Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

    Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

    Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

    КриптоПро Office Signature — платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

    После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

    Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

    После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

    Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:

    Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

    Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

    Внимание: Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

    Как подписать договор с помощью ЭЦП

    В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.

    Как подписать доверенность с помощью ЭЦП

    Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.

    Вопросы:

    Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП

    — Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

    Как выглядит документ подписанный ЭЦП

    — Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение .sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.

    Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.

    Как отправить Электронную подпись по электронной почте

    Для участия в современных торгах, будь то Госзакупки (44 фз, 223 фз) или Торги по банкротству (127 фз) не обойтись без электронной подписи. Если раньше ЭЦП ассоциировалась с бухгалтерией и отправкой отчётов в налоговую, то сегодня с тендерами.

    Не смотря на приставку: “электронная”, подпись остаётся физическим носителем и не совсем понятно как её отправить по электронке. Как Вы уже догадались, ниже я подробно расписал как это сделать.

    Перед инструкцией хочу сказать спасибо ребятам из проекта Госконтракт за совет дополнить цикл статей посвящённых ЭЦП.

    Инструкция:

    Копируем электронную подпись на флешку

    Заходим в Крипто Про, выбираем вкладку: “Сервис” и жмём кнопку: “Скопировать”

    Откроется окно: “Копирование контейнера закрытого ключа”. Нажимаем кнопку: “Обзор” и выбираем ключевой контейнер (который хотим отправить по электронке) и кликаем по кнопке: “ОК”, “Далаее” и “Готово”.

    В открывшемся окне: “КриптоПро CSP” в столбике: “Устройства” выберите носитель, то есть флешку, куда копируем ЭЦП, далее: “ОК” и ещё раз: “ОК”.

    Подпись скопирована на флэш-накопитель.

    Архивируем содержимое флеш-накопителя

    Заходим в “Мой компьютер”, выбираем наш накопитель и добавляем в архив ЭП.

    Отправляем ЭЦП по эл. почте

    Думаю, обойдёмся без скриншота. Полученный архив отправляем по электронной почте. На том конце, полученный файл скачиваем на флешку, разархивируем и устанавливаем.

    Подытожим, для отправки электронной подписи через электронную почту необходимо скопировать ЭП на флешку, заархивировать содержимое и отправить. Далее распаковать на флеш-накопитель и установить.

    Как подписать документ с помощью ЭЦП: подробный алгоритм

    Добавление электронной подписи к цифровому документу – это самый простой вариант закрепления авторства, визирования файла. Таким образом подтверждается, что владелец ЭЦП ознакомлен с содержимым документа и заверяет, что указанные в нем данные отвечают действительным. Не всегда требуется использовать специальные программы для этого, например при оформлении онлайн займа достаточно простой электронной подписи в виде смс кода, отправленного на ваш мобильный телефон.

    Читайте в статье

    Технические и программные требования

    Итак, чтобы иметь возможность подписывать с помощью ЭЦП документы необходимо соблюсти следующие условия:

    • операционная система – Windows 7 или старше;
    • предустановленный пакет программ Microsoft Office версии 2007 и старше, Adobe Reader версии 8 и старше;
    • предустановленный дистрибутив КриптоПро версии 5 и старше;
    • предустановленные плагины КриптоПро Office и КриптоПро PDF;
    • в ОС добавлен персональный ЭЦП.

    Ещё следует заметить, что редакция Windows должна быть Home или выше. Редакция Starter (встречается в 7-й версии) не поддерживает полноценную работу с персональными шифрованными сертификатами.

    Также в используемом компьютере должен быть хотя бы один свободный слот USB (подойдет даже 1.1, но рекомендуется – 2.0). Если нужно – для USB-токена также потребуется инсталлировать драйвера, так как в противном случае устройство попросту не распознается, интегрировать сертификат в ОС не получится.

    Читайте так же:  Притворная сделка ничтожна или оспорима

    Для чего подписывать документ

    Подписать документ с помощью ЭЦП может понадобиться в следующих случаях:

    • создание декларации для её последующей отправки в ФНС;
    • заверение авторства текстового файла;
    • согласование данных, указанных в документе, между группой лиц;
    • защита данных от несанкционированного доступа третьими лицами (с ЭЦП к файлу при этом добавляют шифрование, а чтобы просмотреть его содержимое потребуется получить сертификат или пароль доступа).

    И согласно действующих законодательных нормативов РФ, наделить электронный документ юридической силой можно только путем заверения его усиленной цифровой подписью, которую получить можно исключительно в специализированных удостоверяющих центрах после верификации личности (для чего и запрашиваются документы).

    Как подписать документ Word и Excel Microsoft Office

    Как подписать документ электронной подписью в среде Microsoft Office? Если сертификат уже установлен в среду операционной системы, то алгоритм будет следующий:

    • создать и отредактировать документ;
    • перейти в меню «Файл», кликнуть на «Защита документа»;
    • выбрать «Добавить цифровую подпись»;
    • из диалогового окна выбрать группу и контейнер, где содержится необходимая электронная подпись;
    • сохранить документ.

    Также при добавлении ключа пользователь сможет выбрать как именно прикреплять подпись: как отдельный файл или с интеграцией в сам документ (только для .docx, .xlsx). Рекомендуется выбирать именно интеграцию, так как в этом случае создается единственный файл, а увидеть наличие в нем заверения можно только через «Свойства».

    Если при попытке добавить цифровую подпись Microsoft Office выдает ошибку, то это указывает на то, что на компьютере не установлено ПО от провайдера ЭЦП, то есть, КриптоПро. На территории Российской Федерации только данная программа имеет сертификацию от государственных органов (которая подтверждает, что ПО отвечает требованиям информационной безопасности от ФСБ).

    Аналогичным образом подписываются документы XLS, то есть, созданные с помощью Excel. Только для этого ещё понадобится установленный MSInfopath (в большинстве случаев поставляется вместе с пакетом программ Microsoft Office). Инструкция по добавлению ключа будет такой же, как и с документами Word.

    Как подписать PDF-документ

    Если на ПК установлен Microsoft Office версии 2007 или старше (с актуальным пакетом обновлений), то это можно сделать непосредственно через Word по вышеуказанной инструкции. Опять же – потребуется, чтобы на используемом компьютере был установлен дистрибутив КриптоПро CSP и плагин для Office.

    Но пакет программ от Microsoft – платный, а бесплатной ему альтернативой является программа Adobe Reader (или Adobe Acrobat, которая является тем же Reader, но с более широким функционалом). Помимо него необходимо будет инсталлировать с операционную систему плагин КриптоПро PDF, так как в противном случае Adobe Reader не сможет правильно распознать добавляемый сертификат.

    Так как подписать электронной подписью PDF-файл? Для этого нужно:

    • открыть документ, который планируется подписать, в Adobe Reader;
    • перейти в меню «Файл», далее – «Подписание»;
    • с помощью диалогового окна выбрать «Добавить контейнер с помощью КриптоПро»;
    • выбрать необходимую электронную подпись, задать параметры добавления;
    • сохранить новый, уже подписанный файл.

    В настройках также можно задать параметры отображения графического ключа в документе, если в этом есть необходимость. Эта надстройка никоим образом не влияет на юридическую силу документа, используется сугубо для идентификации наличия сертификата в распечатанной копии.

    Как подписать графический файл

    Если в качестве документа используется скан-копия в формате картинки (JPEG, BMP, PNG и так далее), то для его заверения потребуется воспользоваться программой КриптоАРМ. В принципе, есть и иное ПО для выполнения данной функции, но удобней всего использовать именно КриптоАРМ, к тому же – она является бесплатной.

    При использовании КриптоАРМ добавлять ключ можно как в сам файл (с интеграцией), так и создавая копию открытого ключа, закрепляемую за документом. Рекомендуется использовать именно интеграцию, так как в этом случае удалить подпись будет сложнее (если делать это через «Проводник», то пользователь должен быть наделен правами администратора рабочей станции).

    Кстати, последние версии КриптоАРМ интегрируются и в проводник. Это дает возможность подписывать абсолютно любые файлы из стандартного контекстного меню. Достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на необходимом объекте, выбрать «КриптоАРМ», а далее – «Подписать». Тут же появится диалоговое окно выбора персонального ключа из доступных.

    Итого, как подписать с применением ЭЦП файл? Потребуется только установить совместимое ПО, все остальное выполняется непосредственно из него. Также предварительно нужно установить используемый сертификат в систему. КриптоПро позволяет добавлять подпись и без этого, но в таком случае придется каждый раз вводить PIN-код, а также вставлять USB-токен.

    Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office

    В этой статье содержатся сведения о том, что такое цифровая подпись (или цифровое удостоверение), для чего она предназначена и как можно использовать цифровые подписи в таких приложениях Microsoft Office, как Word, Excel и PowerPoint.

    В этой статье

    Что такое цифровая подпись?

    Цифровая подпись — это электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.

    Сертификат подписи и центр сертификации

    Сертификат подписи.

    Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и, аналогично водительскому удостоверению, могут быть отозваны. Как правило, сертификат действителен в течение года, по истечении которого подписывающий должен обновить имеющийся сертификат или получить новый для удостоверения своей личности.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Примечание:

    Дополнительные сведения об открытых и закрытых ключах см. в этой статье.

    Центр сертификации.

    Центр сертификации похож на нотариальную контору. Он выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.

    Читайте так же:  Платят ли многодетные налог на квартиру

    Совет:

    дополнительные сведения о получении цифрового сертификата см. в статье Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи.

    Что гарантирует цифровая подпись?

    Подлинность.

    Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.

    Целостность.

    Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.

    Неотрекаемость.

    Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.

    Нотариальное заверение.

    Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с временем, проставленным защищенным сервером меток времени, при определенных обстоятельствах равносильны нотариальному заверению.

    Чтобы подтвердить все эти параметры, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет указанным ниже требованиям.

    Цифровая подпись должна быть действительной.

    Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

    Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.

    Важно:

    Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.

    Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается издателю компетентным центром сертификации.

    Строки подписи в документах Word и Excel

    Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может выводиться в печатном документе. Однако она работает иначе. При вставке строки подписи в файл Office автор может указать сведения о предполагаемом подписавшего и инструкции для подписывающего. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому абоненту, этот пользователь видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписавший может:

    выбрать изображение подписи от руки;

    ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

    Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

    Важно:

    документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

    Создание строки подписи в документе Word или Excel

    Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.

    На вкладке Вставка

    в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.

    В диалоговом окне Настройка подписи

    введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.

    Предложенный подписывающий.

    Полное имя подписывающего лица.

    Должность предложенного подписывающего.

    Должность подписывающего лица (если таковая имеется).

    Адрес электронной почты предложенного подписывающего.

    Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).

    Инструкции для подписывающего.

    Добавьте инструкции, например «Прежде чем подписывать документ, проверьте правильность содержимого».

    Установите один или оба указанных ниже флажка.

    Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.

    Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.

    Показывать дату подписи в строке подписи.

    Рядом с подписью будет отображаться ее дата.

    Совет:

    Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.

    Примечание:

    Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.

    Подписание строки подписи в документе Word или Excel

    При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.

    Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.

    Примечание:

    Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).

    Выберите в меню команду Подписать

    .

    Введите свое имя в поле рядом со значком X

    , чтобы добавить печатную версию подписи.

    Нажмите кнопку Выбрать рисунок

    , чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.

    Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи

    .

    Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув строку подписи. Введите свое имя рядом с крестиком

    . Кроме того, в области подписив разделе » запрошенные подписи » щелкните стрелку рядом с подписью. Выберите в меню команду Подписать.

    Введите свое имя в поле рядом со значком X

    , используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

    Нажмите кнопку Подписать

    .

    В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи

    .

    На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи

    .

    Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

    Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.

    Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.

    Нажмите кнопку Удалить подпись

    .

    Нажмите кнопку Да

    .

    Примечание:

    Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.

    Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

    Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

    В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи

    . Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.

    Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint

    Чтобы удостоверить подлинность содержимого документа, можно добавить в него невидимую цифровую подпись. В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи

    .

    Откройте вкладку Файл

    .

    Выберите пункт Сведения

    .

    Нажмите кнопку Защита документа

    , Защита книги или Защита презентации.

    Нажмите кнопку Добавить цифровую подпись

    .

    Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку ОК

    .

    В диалоговом окне Подпись

    в поле Цель подписания документа укажите цель подписания документа.

    Щелкните элемент Подпись

    .

    После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка Подписи

    , а сам файл станет доступен только для чтения.

    Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

    Откройте документ, книгу или презентацию с невидимой подписью, которую необходимо удалить.

    Откройте вкладку Файл

    .

    Щелкните элемент Сведения

    .

    Щелкните элемент Просмотр подписей

    .

    Произойдет возврат к представлению документа, книги или презентации, и появится панель Подписи

    .

    Щелкните стрелку

    рядом с подписью.

    Нажмите кнопку Удалить подпись

    Читайте так же:  Ст 30 гпк рф исключительная подсудность

    .

    Нажмите кнопку Да

    .

    Примечание:

    Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

    Как подписать файл Word с помощью ЭЦП (видео)

    В документообороте РФ допускается использовать электронные документы. Стандартом при этом являются файлы, созданные с помощью ПО Microsoft Office, в частности – в текстовом редакторе Word. Вот только для предоставления юридической силы документу, его необходимо подписывать с помощью электронной цифровой подписи. Как подписать ЭЦП документ ворд, какие дополнительные программы для этого понадобятся?

    Читайте в статье

    Системные требования

    Для подписания документа Word с помощью ЭЦП необходимо использовать компьютер, удовлетворяющий следующим системным требованиям:

    • операционная система – Windows 7 и старше;
    • текстовый редактор – Word 2003 (рекомендуемая версия – 2010 и выше, в этом случае несовместимости в расширении документов не будет) или же LibreOffice Text (4.4.4 и старше, данная программа предлагает ограниченный функционал, её использование не рекомендуется, так как могут возникать сбои в работе);
    • браузер – Internet Explorer 7 и старше, Google Chorme актуальной версии;
    • дополнительное ПО – Крипто-Про CSP версии 3.6 и выше.

    Дистрибутив программы Крипто-Про Office Signature расположен на официальном сайте компании http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

    На текущий момент Microsoft также опубликовал публичную бета-версию Microsoft Office 2019. В ней возможность работы с подписанными документами тоже имеется, однако данный функционал ограничен до тех пор, пока не будет выпущена финальная версия офисного пакета ПО.

    Как подписать документ

    Как подписать документ в ворде электронной подписью?

    Первым делом необходимо полностью завершить редактирование файла, так как после подписи такая возможность уже не будет доступна (документ можно будет открыть лишь в режиме «Для чтения», а его редактирование приведет к удалению подписи и, соответственно, потере юридической силы).

    В Word 2003 после окончания редактирования необходимо :

    • выбрать «Сервис», перейти в «Параметры», а там – во вкладку «Безопасность»;
    • выбрать «Цифровые подписи»;
    • из всех пользователей выбрать того, чьей подписью будет заверен документ;
    • сохранить файл.

    Естественно, чтобы осуществить подпись документа через ЭЦП в ворде предварительно необходимо установить сертификат в систему через Крипто-Про CSP (инструкция, как правило, прикладывается к USB-токену).

    В Word 2007 и

    старше процесс добавления ЭЦП несколько иначе. Чтобы подписать цифровой подписью документ в Word нужно:

    • перейти в меню «Файл», далее – «Подготовить»;
    • выбрать «Добавить цифровую подпись»;
    • из списка пользователей выбрать того, чья подпись будет прикреплена к файлу.

    Документ, подписанный в Word 2003 можно использовать в более старших вариантах Microsoft Office. Но если вордовский документ создан в Word 2007, то в Word 2003 он попросту не откроется. Именно по этой причине использовать Microsoft Office версии 2003 не рекомендуется. Все это детально расписано на официальном сайте Крипто-Про. Аналогичным образом, кстати, подписываются и документы Excel, системные требования – такие же.

    При использовании MacOS функционал криптографии будет ограничен, разработчики Крипто-Про не гарантируют нормальную работу ПО (как правило, в таких случаях используют Wine, позволяющий запускать программы Windows на сторонних операционных системах).

    Как удалить подпись

    Чтобы удалить подпись необходимо открыть документ в текстовом редакторе от Microsoft Office, щелкнуть правой кнопкой мыши на строке с сервисным сообщением (располагается под верхним меню) и выбрать «Удалить подпись», после – подтвердить проведение операции. После этого останется лишь сохранить документ.

    Удаление впоследствии дает возможность отредактировать сам документ, но для его заверения потребуется повторно провести установку ЭЦП по вышеуказанному алгоритму.

    Распространенные проблемы

    • не установлен сертификат в систему (данную операцию вправе провести лишь администратор, поэтому стоит обращать внимание и на полномочия профиля);
    • не установлен Крипто-Про (но при этом используется Microsoft Office версии 2007 и старше);
    • попытка использования плагин Крипто-Про при установленном Microsoft Office 2003;
    • срок действия сертификата истек;
    • попытка заверения ранее уже подписанного файла одним и тем же сертификатом (несколько ЭЦП может быть, но только если они принадлежат разным лицам);
    • использование несовместимой версии Windows.

    Использование невидимых подписей

    Такие ЭЦП используются для заверения внутренней документации, для подтверждения целостности созданного файла. Информация об используемом ЭЦП при этом будет отображаться лишь в свойствах текстового файла (увидеть их можно кликнув правой кнопкой мыши по файлу и выбрав «Свойства» — актуально только при установленном Microsoft Office).

    ЭЦП при этом интегрируется аналогичным образом. Единственный нюанс – необходимо выбрать не только пользователя, но затем ещё и указать тип используемого ЭЦП.

    Невидимые подписи работают не только в Ворд, но и Excel, PowerPoint и исключительно в пакете прикладных программ Microsoft Office ( в LibreOffice такой функционал отсутствует на текущий момент).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Итого, чтобы подписать с помощью ЭЦП Word необходимо предварительно установить сертификат в систему. Далее – завершить создание и редактирование файла, после – с помощью меню добавить подпись и сохранить. При попытке отредактировать файл Ворд ЭЦП с него будет удалена (в «Свойствах» тоже не будет отражаться). Соответственно, заверенный документ изменить уже не получится, поэтому он и приравнивается к обычному бумажному с ручной подписью и печатью.

    Источники


    1. Михайловская, И. Б. Суды и судьи. Независимость и управляемость / И.Б. Михайловская. — М.: Проспект, 2014. — 124 c.

    2. Домашняя юридическая энциклопедия. Семья / ред. И.М. Кузнецова. — М.: Олимп, 2016. — 608 c.

    3. ЛазаревВ.В. История политических и правовых учений: Уч. /В.В.Лазарев-3изд.-М.:Юр.Норма,НИЦ ИНФРА-М,2016-800с.(п) / ЛазаревВ.В.. — Москва: СИНТЕГ, 2016. — 645 c.
    4. Треушников, М.К. Судебные доказательства / М.К. Треушников. — Москва: СИНТЕГ, 2014. — 272 c.
    5. Договор мены. Официальные разъяснения, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2013. — 698 c.
    Отправить письмо с электронной подписью
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here