Протокол и выписка из протокола образец

Выписка из протокола заседания комиссии

Выписка из протокола заседания комиссии – документ, который может потребоваться в самых разных случаях.

Что такое протокол заседания комиссии

На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи. Комиссии бывают учредительные, аттестационные, приемочные, инвентаризационные, они собираются по поводу конференций, семинаров и т.д. При этом работа любой комиссии обязательно фиксируется в специальном протоколе. В него заносятся сведения о том, кто входит в комиссию, какие цели перед участниками были поставлены, каким образом они были достигнуты и решение комиссии.

Виды протоколов

Протоколы условно можно поделить на два типа. К первому относятся краткие протоколы – они обычно применяются для регистрации работы комиссий, созванных в оперативном порядке, в том числе и незапланированных заранее. В них вносится только та информация, которая касается обсуждаемых вопросов, мнения участников и общего решения. А вот в полных протоколах сведения более объемны. В них вписываются не только основные данные, но и вся процедура заседания, включая подробное обсуждение, реплики, мнения, ход голосования, итоги. На таких заседаниях с полным протоколом всегда есть председатель, который им руководит и секретарь, который во всех деталях фиксирует происходящее. Иногда полный протокол может достигать нескольких страниц.

Зачем делать выписку

Зачастую информация, содержащаяся в протоколах, отражает секретные моменты текущей деятельности фирмы и не предназначена для широкой аудитории. Выписка помогает решить эту проблему.

С ее помощью заинтересованные лица получают нужные им данные, а конфиденциальность протокола сохраняется. Также выписка целесообразна при чрезмерно большом объеме протокола. Как правило, речь в выписке идет только о каком-то конкретном принятом решении.

Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д.

Чем отличаются выписка и копия

Некоторые работники организаций ошибочно полагают, что копия и выписка – это одно и то же. Это не совсем так. Между ними есть принципиальное отличие: копия – это абсолютно идентичный оригиналу документ, который делается обычно при помощи копировальной техники. Выписка же – это только некоторая часть оригинала и достаточно часто формируется она от руки (когда из документа берутся только те куски текста, которые требуются в каком-то конкретном случае).

Кто делает выписку

Выписку обычно делает сотрудник предприятия, в чьем ведении находится работа с протоколами, в том числе по их сохранению (это может быть секретарь, юрист или сам руководитель организации).

При этом выписка обязательно должна быть заверена уполномоченным на этом работником компании. Также на выписке должна стоять печать (если компания применяет штампы для визирования бумаг).

Как получить выписку

Чтобы получить требуемую выписку от заинтересованного лица, должен поступить соответствующий запрос или заявление в письменном виде с обозначением причин, по которым ему нужен данный документ и указанием учреждения, для предоставления в которое он понадобился.

Образец выписки из протокола заседания комиссии

При необходимости сделать выписку, посмотрите ее пример – с его помощью вы без труда сделаете то, что вам нужно.

1. В начале документа обязательно напишите наименование организации, также укажите состав комиссии, отметьте повестку дня.
2. Далее выпишите те данные из хода заседания, которые касаются заинтересованного лица и обязательно – решение комиссии.
3. После этого, в конце документа поставьте надпись «Верно» или «Выписка верна», подпишите и датируйте бланк.

Протокол и выписка из протокола образец

Бывает так, что по вопросу прав и обязанностей члена садоводческого товарищества председатель (или другой законный представитель) представляет суду не копию протокола собрания, а выписку из него. Суд, скорее всего, в такой выписке ничего предосудительного не увидит, поскольку выписка из протокола — принятая в делопроизводстве и устоявшаяся форма извлечения из документа, когда в целом документ для получателя информации неинтересен.

При надлежащем ознакомлении садовода с протоколом собрания (дали заверенную копию со списком присутствовавших на собрании) выписка из протокола является уместным доказательством в судебном разбирательстве между садоводом и садоводством. Протоколы собраний бывают весьма обширны, нет особых причин засорять судебное дело записями о решениях собрания, спор по которым судом не рассматривается. Заявляя ходатайство о приобщении выписки из протокола к материалам судебного дела в такой ситуации, представитель садоводческого товарищества никаких прав садовода не нарушит.

Однако, встречаются «умные» председатели товариществ, которые применяют к неугодным весьма издевательскую практику, состоящую в следующем: заявляют садоводу об его обязанностях, отказывая при этом в законном праве ознакомиться с их источником (т.е, с протоколом собрания). В судебное заседание такой «умный» председатель принесет только выписки из протоколов и даже подробно обоснует невозможность дать сами протоколы. Например, так (подобное я сам в суде слышал): «В силу своего процессуального права знакомиться с материалами судебного дела, этот садовод скопирует протокол, а допустить этого нельзя, там фамилии и телефоны. Садоводы не любят, когда номера их телефонов бывают разглашены!»

Нарушение прав садовода, которое может случиться при рассмотрении судом выписок из протоколов собраний, при недопущении садовода к самим протоколам, очевидно. Чтобы это нарушение прав стало очевидным и для суда, о этом обстоятельстве следует внятно суду заявить. Ниже я привожу такое заявление, которое может быть подано или в бумажном варианте, или в устном (попросить слова и зачитать). Заявление желательно подкрепить доказательствами того, что органы управления садоводства препятствуют ознакомлению садовода с протоколами собраний, выписки из которых подаются для приобщения к судебному делу.

Протокол и выписка из протокола образец

Садоводческое некоммерческое товарищество
«Ветеран-3»-«Возрождение»

» » ________ 20 г. № _____

Емельяновский район Красноярского края, район пл. Овинный

Общее собрание членов товарищества

Председатель собрания__________________________________
Секретарь собрания_____________________________________
Присутствовали ________________________________________
______________________________________________________
Приглашенные _________________________________________
______________________________________________________
Повестка:
1. ____________________________________________________
2. ____________________________________________________
3. ____________________________________________________

Слушали: _______________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Выступили: _____________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Постановили: ___________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Слушали: _______________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Выступили: _____________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Постановили: ___________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Слушали: _______________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Выступили: _____________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Постановили: ___________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

1. ______________________________________________________
2. ______________________________________________________
3. ______________________________________________________
4. ______________________________________________________

Председатель собрания ____________________________ (подпись)

Секретарь собрания ____________________________ (подпись)

Протокол общего собрания членов садоводческого товарищества

Выписка из протокола общего собрания членов садоводческого товарищества

Садоводческое некоммерческое товарищество
«Ветеран-3»-«Возрождение»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

16 мая 2010 г. № 1

Емельяновский район Красноярского края, район пл. Овинный

Общее собрание членов товарищества

Слушали: Соснов Анатолий Иванович — поступили в правления заявления о приеме Новикова (участок 120) и Приходько (участок 130), прошу поддержать эти кандидатуры

Постановили: Принять Новикова В.С. и Приходько М.Е. в члены товарищества (60 – за, против — нет, 5 – воздержались)

Председатель собрания И.П.Иванов
Секретарь собрания В.Д.Сидоров

Верно:
Председатель правления ___________________ А.И. Соснов
20 мая 2010 г.

Постановление общего собрания членов садоводческого товарищества

Садоводческое некоммерческое товарищество
«Ветеран-3»-«Возрождение»

Очередное собрание членов товарищества, состоявшееся 16 мая 2010 г. на территории товарищества (протокол №1 от 10.02.2011), постановило:

1. Заключить договор с СНТ «Березка» о совместном использовании насосной станции
2. Принять Новикова В.С. и Приходько М.Е. в члены товарищества

Председатель собрания И.П.Иванов
Секретарь собрания В.Д.Сидоров

Председатель правления ___________________ А.И. Соснов
20 мая 2010 г.

Изменение к протоколу общего собрания членов садоводческого товарищества

Садоводческое некоммерческое товарищество
«Березка»

Изменение №1 к протоколу №2 от 8 июля 2012 года

Основание: счетная ошибка в протоколе №2 от 8 июля 2012 года.

В пункте 4 протокола №2 от 8 июля 2012 года строку:
«установить целевой взнос 1750 рублей»
следует читать:
«установить целевой взнос 1650 рублей».

Председатель собрания ___________________ И.И.Иванов
Секретарь собрания ___________________ П.П.Петров
Председатель правления ___________________ С.С.Сидоров

Протокол и выписка из протокола образец

«Протоколы общих собраний членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения (собраний уполномоченных) подписывают председатель и секретарь такого собрания; данные протоколы заверяются печатью такого объединения и хранятся в его делах постоянно» (ст.27 п.1 №66-ФЗ от 15.04.1998). Процитированной статьей исчерпываются требования закона к оформлению протокола собрания садоводческого товарищества. Тем не менее, все реквизиты, позволяющие правильно воспринимать вид, источник и содержание документа, в протоколе собрания должны присутствовать обязательно.

Реквизиты протокола собрания садоводческого товарищества:

название товарищества;

вид документа (Протокол);

дата и номер документа;

место проведения собрания;

название документа (Общее собрание членов);

сведения о председателе собрания;

сведения о секретаре собрания;

сведения о числе присутствующих на собрании и общем числе членов товарищества;

сведения о приглашенных;

повестка собрания;

сведения о ходе и результатах обсуждения вопросов повестки;

перечисление прилагаемых документов;

подпись председателя собрания;

подпись секретаря собрания;

печать садоводческого товарищества.

Протокол собрания удобно вести от руки, на предназначенном для этой цели бланке (см. ниже). Следует принять за правило непосредственно по окончании собрания и на глазах присутствующих листы протокола вместе с приложениями к нему прошивать, пронумеровывать, на прошивку наклеивать бумажку с указанием числа сшитых листов, а на бумажку ставить подписи председателя и секретаря собрания. Нелишним будет также заполнять свободные от текста части бланка протокола прочерками, во избежание изменения смысла написанного в дальнейшем.

Установленное законом требование «заверять» протоколы общих собраний печатью товарищества мне непонятно. Печать товарищества — идентификационный признак юридического лица, используемый при обмене документами со сторонними организациями. Сторонним организациям направляются обычно выписки из протоколов, которым и надлежит быть заверенными. В отличие от выписки из протокола, сам протокол — это внутренний документ, адресованный распорядительным органом (общим собранием) исполнительному органу (правлению и его председателю). Вот и получается, что председатель правления, хранящий печать, «заверяет» этой печатью отдаваемые ему распоряжения. Как-то не очень правильно.

Печать, по принятым в делопроизводстве правилам, проставляется так, чтобы ее оттиск захватывал наименование должности лица, подписавшего документ.

Кроме протокола, по итогам собрания могут быть составлены и сокращенные документы, отражающие решения собрания. Такими документами являются Выписка из протокола и Постановление собрания. Выписка из протокола, как правило, содержит выборочное изложение одного или нескольких решений собрания. Постановление собрания является той формой закрепления результатов собрания, которая специально предназначена для опубликования (например, на информационном щите или в газете).

Приведенные мною образцы бланка протокола, протокола, выписки и постановления я сделал, в основном руководствуясь книгой: Машинопись и основы делопроизводства: Учеб. пособие для учащихся 9-10 кл./ А.П. Корнеева, А.М. Амелина, А.П. Загребельный.- М.: Просвещение, 1984.

Как составить протокол и выписку из протокола

Управление образовательным учреждением в вопросах и ответах | 8 Август 2017

Оформление решений . Бланк протокола. Перечень реквизитов. Рекомендации по их оформлению. Содержание текста протокола.

Вопрос: Какой бланк нужно использовать для ведения протокола заседания педсовета?

Ответ. Используйте общий бланк образовательной организации или специальный бланк протокола. Главное, чтобы он включал следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа (протокол);
• дату;
• номер документа;
• место заседания;
• гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
• заголовок и текст;
• подписи.

Дополнительно по теме

1. Дата протокола — дата заседания. Если заседание проводили несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Например: 16—18 августа 2017 г.
2. Номер протокола присваивайте по порядковому номеру заседания. Нумерацию ведите в пределах учебного года.
3. Заголовок к тесту, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и должен быть согласован с названием вида документа. Например: протокол итогового заседания педагогического совета; протокол заседания педагогического совета по допуску обучающихся к экзаменам и т. д.
4. Текст протокола составляйте, разделяя на вводную и основную части. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали») и переменную (инициалы, фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указывайте должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

Важно

К сведению

Вопрос: Как оформлять решение педсовета, принятое заочным голосованием

Ответ: Протоколом. Кроме общепринятой информации, дополнительно указывайте в нем:

• количество членов педсовета, которым были разосланы вопросы, требующие принятия решения;
• количество членов педсовета, принявших участие в заочном голосовании;
• отметку о соблюдении кворума;
• количество голосов «за», «против» и «воздержался» по каждому вопросу;
• решение педсовета по каждому вопросу, вынесенному на голосование;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
• сведения о лицах, подписавших протокол.

Управление образовательным учреждением в вопросах и ответах | 8 Август 2017

Оформление решений. Выписка из протокола. Требования к оформлению и заверению выписки.

Вопрос: Как оформить выписку из протокола?

Ответ. Как точную копию части текста подлинного протокола. Выписки используйте для доведения принятых на заседании решений до заинтересованных лиц или организаций.

Дополнительно по теме

1. При оформлении выписок обязательно наличие:

• всех реквизитов бланка;
• вводной части текста с указанием повестки дня;
• дословного изложения нужных абзацев с указанием заслушанных вопросов и принятых решений;
• заверительной надписи.

2. Выписку из протокола заверяет секретарь педсовета. Надпись пишется от руки, состоит из:

• слова «Верно»;
• указания должности лица, заверяющего копию (выписку);
• личной подписи;
• инициалов;
• фамилии;
• даты.

Выписка из протокола МО
учебно-методический материал на тему

Выписка из протокола МО за 2014-2015 учебный год

Вложение	Размер

vypiska_iz_protokola_1_ot_20_sentyabrya_2014.docx 14.76 КБ vypiska_iz_protokola_2_ot_28_noyabrya_2014.docx 15.24 КБ vypiska_iz_protokola_3_ot_10_yanvarya_2015.docx 15.28 КБ vypiska_iz_protokola_4_ot_aprelya_2015.docx 13.69 КБ

Предварительный просмотр:

МБОУ «Гимназия №52» Приволжского района г. Казани РТ

Выписка из протокола №1

заседания школьного методического объединения
учителей естественно-математического цикла

От 20 сентября 2014 года.

Время проведения ____14-00_________

Место проведения МБОУ «Гимназия» № 52

1. Работа со слабоуспевающими учащимися 9-х и 11-х классов

2. Утверждения виды работ в электронном журнале с обязательной оценкой по предметам.

3. Участие в IV Республиканском семинаре учителей математики

1. Разработать план работы со слабоуспевающими детьми.

2. Обязательной оценкой по предметам естественно-математического цикла являются: контрольные работы, срезы знаний, а также лабораторные работы (по физике). Наличие оценок по таким видам работ как самостоятельные работы, тестирование или зачёт выставляется на усмотрение учителя.

3. Подать заявку на участие ФГАОУ ВПО «Казанский (Приволжский) Федеральный Университет» IV Республиканском семинаре учителей математики «Проблемы обучения геометрии в школе» 25 октября 2014

Руководитель МО ЕМЦ М.М. Степанова

Секретарь М.А. Захарова

Предварительный просмотр:

МБОУ «Гимназия №52» Приволжского района г. Казани РТ

Выписка из протокола №2

заседания школьного методического объединения
учителей естественно-математического цикла

От 28 ноября 2014 года.

Время проведения ____14-00_________

Место проведения МБОУ «Гимназия» № 52

Выступления на республиканской стажировке учителей естественно-математического цикла по проблеме «Пути и средства формирования ключевых компетенций на уроках естественно-математических наук» 18 декабря 2014

Разработать программу работы на республиканской стажировке учителей естественно-математического цикла:

1. Выбор участников республиканского семинара
2. Согласование тем открытых уроков и выступлений
3. Определение продолжительности выступлений и кабинетов

Что такое выписка из протокола и как правильно ее составить?

С помощью протокола документируют происходящее на собрании или заседании. В организации, созданной на основе членства участников — физических и юридических лиц — коллегиальные решения обязательны для исполнения. Собрание как высший орган управления существует в коммерческих (ООО, АО, ПАО) и некоммерческих (педсовет, профсоюз, садовое товарищество, родительский комитет, ТСЖ и др.) учреждений. Протокол может содержать несколько листов текста. Если необходимо донести какое-либо из принятых решение до заинтересованной стороны, используют выписки из него.

И сегодня мы узнаем, какова форма выписки из протокола, как проходит ее оформление, и что для этого потребуется.

Общая информация

Понятие и особенности выписки из протокола

Выписка из протокола — копия его отдельных частей, сформированная и заверенная установленный образом. В законодательстве нет особых норм, регулирующих порядок составления выписки. Часто правила по подготовке, оформлению и заверению документа содержатся в локальных нормах — принятых в организации инструкциях по делопроизводству. Если таких нет, руководствуются:

• ГОСТ Р 7.08-2013. В нем есть определение понятия «выписка из документа», которое применяется в отношении выписки из протокола;
• ГОСТ Р 6.30-2003. Включает правила оформления документов, в том числе порядок заверения, внесения реквизитов;
• действующим до сих пор Указом Президиума ВС РФ СССР № 9779-X от 04.08.1983. Он определяет, что выписка из документов (в т. ч. протоколов) должна выдаваться по требованию любого гражданина или организации, чьи права затронуты обозначенными там решениями;
• нормами, регулирующими деятельность разных юридических лиц. В отношении ООО к таким относится, например, ФЗ № 14 от 08.02.1998 г.

Заполнение документа

ГОСТом рекомендовано делать выписку на фирменном бланке организации. Она состоит из нескольких частей:

Выписка из протокола общего собрания трудового коллектива о награждении (ее образец) доступен для просмотра ниже, скачать его можно здесь.

Выписка из протокола общего собрания трудового коллектива о награждении

Выписка из протокола педсовета (образец)

Выписка из протокола профсоюзного собрания также доступна для скачивания.

Выписка из протокола профсоюзного собрания (образец)

Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии также доступна для скачивания.

Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии

Выписка необходима для предоставления заинтересованным сторонам, контрагентам, государственным структурам. Чаще всего ее оформляют в двух случаях:

• в протоколе содержится информация, представляющая коммерческую или личную тайну;
• полный текст протокола слишком большой.

О том, как оформить выписку из протокола, читайте ниже.

Порядок получения документа

Составление

Протокол подшивается в тетрадь и хранится в архиве организации. Выписки из него готовит секретарь по запросу заинтересованного лица, он же чаще всего ее заверяет (если в уставе не определено иное).

Как правильно составить выписку:

• Вводная часть воспроизводится, как в протоколе. Проставляется дата, место, наименование документа («Выписка из протокола общего собрания ООО «Цветочек» № XX»). Указываются председатель, секретарь, присутствующие на заседании участники. Особо отмечается, есть ли кворум.
• Основная часть включает цитату из повестки дня с указанием порядкового номера в очереди вопросов. Далее иду разделы «СЛУШАЛИ» (ФИО докладчика), «ВЫСТУПАЛИ» (имена тех, кто высказывался по вопросу).
• Резолютивная часть — принятое решение («ПОСТАНОВИЛИ»).
• Перечень участников, подписавших протокол, без проставления реальных автографов (необходимо заменить на слова «Личная подпись»), напротив — их ФИО.

Заверение необходимо для того, чтобы выписка получила юридическую значимость. Оно оформляется согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Секретарь или иное должностное лицо, уполномоченное подписывать документы, вносит:

• слово «Верно»;
• должность составителя;
• подпись и расшифровку;
• дату составления и заверения;
• пометку, где находится оригинал протокола.

Выписку готовят как в отношении одного вопроса, так и нескольких. Она бесплатна; срок изготовления зависит от того, кто заверяет документ. В некоторых организациях принципы ведения делопроизводства определены в локальных инструкциях. Иногда лица, имеющие право заверения, прописаны в уставе. Ими могут быть генеральный директор, руководитель подразделения, председатель правления.

Важная информация

Как сделать выписку из протокола общего собрания

Что такое протокол мероприятия

Протокол — это официальный документ, который ведется в письменном виде в ходе общего собрания людей, объединенных одним делом или проблемой. Общий сбор может быть у жильцов одного дома, акционеров или работников предприятия, а записывать результаты события сейчас требуют даже на родительских собраниях в школах. В резолюции отражают ход событий, перечень затрагиваемых вопросов и обсуждений, очередность выступлений и их основные тезисы, а также принятые решения.

Поскольку выписка из протокола общего собрания, образец которой представлен в статье, — это частичная копия стенограммы мероприятия, в которой содержатся краткие сведения и итог рассмотрения конкретного вопроса, в ней нужно указать полное наименование организации (юридического лица), дату проведения сбора, и сформулировать вопрос, который является основной темой фрагмента. При необходимости могут полностью копироваться абзацы текста, в которых приводятся принятые по вопросу решения. В юридических лицах такая форма документации используется для донесения новой информации. По сути она является основанием для изменений в производственных процессах организации и уточнения частностей. В этом случае делопроизводитель компании оформляет необходимое число копий и передает ответственным за исполнение лицам. Эти же копии впоследствии будут основным документом для контроля за исполнением принятых решений.

В отношении физических лиц фрагменты из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются по их требованию, в порядке, установленном актуальным на сегодняшний день Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В каких случаях нужна

Чаще всего фрагменты резолюций требуются:

• для предоставления в финансовые организации;
• для ФНС или иных контролирующих органов;
• для предоставления информации участникам общества в части, их касающейся;
• при обращении заинтересованных лиц по вопросам, которые были рассмотрены.

Как написать выписку из протокола собрания

Составлением подобной документации занимается секретарь организации или сотрудник, ответственный за делопроизводство. Единого регламентированного порядка составления этого документа не разработано. Существуют лишь общепринятые правила оформления:

• начинаться она должна со слов «Выписка из протокола общего собрания. »;
• в вводной части текста указывают количество участников события и основные реквизиты протокола;
• указывается не только суть вопроса, но и его номер (пункт), под которым он фигурирует в основном документе;
• составитель — тот, кто подписывает выписку из протокола общего собрания, после текста пишет фразу «Выписка верна», расшифровывает свою подпись, должность и также указывает дату составления;
• подпись составителя и верификация дополняются печатью организации.

В документах для внутреннего пользования заверить документ может секретарь, а вот копия для внешних организаций заверяется обязательно руководством.

Копии выписок имеют разный срок хранения. В зависимости от важности затронутых во время заседания вопросов, они могут храниться от 5 до 75 лет (пункты 415 и 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Выписка из протокола собрания

Тип документа: Выписка

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 24,0 кб

Документ, подтверждающий проведение конференции, собрания членов регионального объединения, к примеру, политической партии, или же другого подобного объединения, называется «Выпиской из протокола собрания». Такой документ используют для протоколирования проведенного собрания.

Принципы и форма оформления выписки из протокола собрания

Для того чтобы документ был содержательным, и был правильно оформлен, необходимо использовать обязательные реквизиты:

• название общественного объединения;
• дата проведения собрания, конференции;
• место проведения собрания, конференции;
• установленное число членов организации;
• повестка дня;
• кто прослушал собрание, конференцию;
• результаты голосований проводимых на данном собрании или конференции;
• решения по результатам голосований;
• уполномоченные лица;
• подписи и заверенная печать.

Зачастую такой протокол оформляется секретарем, который документировал проведение заседания. Составление выписки из протокола собрания проходит по стенограммам и записям секретаря организации.

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
• данные по председателю совещания и секретаря;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Источники

1. 
   Матузов, Н. И. Теория государства и права / Н.И. Матузов, А.В. Малько. — М.: Дело, 2013. — 528 c.
2. 
   Взаимодействие органов имущественного блока Санкт-Петербурга с юридическими и физическими лицами по вопросам оборота государственного недвижимого имущества и управления государственной собственностью. — М.: Леонтьевский центр, 2004. — 624 c.
3. 
   Казанцев, С.Я. Информационные технологии в юриспруденции / С.Я. Казанцев. — М.: Академия (Academia), 2012. — 369 c.
4. Бирюков, Б.М. Приватизация и деприватизация жилья: вопросы правового регулирования; М.: Ось-89, 2011. — 208 c.
5. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.