Является ли факс официальным документом

Является ли факс официальным документом

Журнал «Учет в сельском хозяйстве» №3, III квартал 2007
Факсимиле – особенности применения

М.В. Белоусова
юрист ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Факсимильный способ передачи документов является быстрым и удобным. Но будет ли договор иметь юридическую силу, если он получен по факсу? Как избежать негативных последствий в этом случае? Советы дает Маргарита Владимировна Белоусова, юрист ЗАО «BKR-Интерком-Аудит».
Что сказано в законодательстве

Для начала определимся, что гражданское законодательство допускает использование факса при заключении договоров. Согласно пункту 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, договор может быть, в частности, заключен путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Условие о возможности использовать факсимиле (если соглашением сторон это предусмотрено) распространяется на все виды гражданско-правовых договоров. А также и на спецификации, что не противоречит статье 160 Гражданского кодекса РФ, поскольку спецификации – это неотъемлемая часть договора.

Как следует из письма УМНС России по г. Москве от 15 декабря 2003 г. № 11-14/69018, обмен надлежащим образом оформленными документами при помощи факсимильной связи является достаточным основанием для того, чтобы считать договор заключенным.

Чтобы избежать нежелательных последствий при заключении договора, следует выполнять следующие условия.

1. В тексте договора нужно четко оговорить типы и виды документов, которые будут передаваться по факсу.

Как показывает судебная практика, если такое условие включено в текст договора, это является значимым обстоятельством при разрешении споров между юридическими лицами.

2. Следует вести журнал учета приема-передачи факсимильных сообщений.

Приведем пример из судебной практики. Суд отклонил довод истца о том, что он не получал уведомления о готовности оборудования к приемке-передаче. Дело в том, что ответчик направил, как было предусмотрено пунктом 5.1 договора, факс, о чем свидетельствует представленная им выписка из журнала регистрации факсимильных сообщений. Суд также указал, что, предусмотрев в договоре факсимильный способ извещения, истец не вправе требовать от ответчика представления других доказательств его получения (постановление ФАС Северо-Западного округа от 3 марта 2004 г. № А56-19065/03).

Правда, в остальных случаях, используя факсимильные копии документов, нужно помнить, что документ, полученный по факсу, является всего лишь копией и доказать его юридическую силу практически невозможно.

Для примера приведем постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 24 января 2006 г. № А56-45760/05. В нем судьи, признавая незаконным постановление таможни, пришли к выводу, что протокол об административном правонарушении составлен таможенниками в отсутствие лица, не извещенного в установленном порядке о времени и месте его составления.

Довод таможни о том, что заявитель извещен о составлении протокола по факсу, арбитры признали недоказанным. Они указали, что, согласно пункту 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, допускаются в качестве доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным актом или договором.

Является ли копия документа официальным документом

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Является ли копия документа официальным документом». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению.

Заверение копии документа у нотариуса

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.
Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

В Письме ФНС России от 02.08.2005 No 01-2-04/1087 «О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ» утверждается, что заверение копий должно проводиться «исполнительным органом налогоплательщика».

Поскольку организации — это объединения граждан, на них в соответствующей их правовой природе и статусу мере распространяются положения законодательства о правах и обязанностях граждан.
Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера.

Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.

Однозначно и непоколебимо электронный документ имеет юридическую силу только в одном случае: если он подписан усиленной квалифицированной подписью должностного лица. Эти подписи регистрируются в специально уполномоченных центрах сертификации.

Является ли копия документа официальным документом

Федерального закона от 08.12.2003 № 169-ФЗ)). Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв.

Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

Одна из целей документационного обеспечения управления – доказательность деятельности организации. Только для того, чтобы при случае аргументировать какое-то действие или решение, доказать какое-либо событие в жизни компании, и ведется делопроизводство. Но далеко не всякий документ может стать доказательством, а только тот из них, что имеет так называемую юридическую силу.

Как правило, копии документов заверяются у нотариуса. Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда.

Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии.

Заверенная копия документа — это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения.

В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен.

Суды факс примут, если можно будет точно установить, что он исходил от определенного лица. В договорных отношениях — факс с верхушкой + снять отчет за день с собственного факса + подтверждение принадлежности номера факса отправителя. Система стандартов. Основные положения» документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Юридическая сила электронного документа

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто. В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Понятие и признаки официального документа

Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания. Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом. Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Для штатного расписа­ния организации необходимы не только перечисленные реквизи­ты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определен­ных видов документов в действующих правилах оформления раз­работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди­ческую силу.

Юридическая сила электрон­ной цифровой подписи признается при наличии в автоматизи­рованной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюде­нии установленного режима их использования.

Рекомендации по заверению копий документов

Другие функции могут выполняться каким-либо управ­ленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Копия паспорта является документом удостоверяющим личность

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Почти у каждого практикующего юриста возникала ситуация когда в арбитражном суде в качестве доказательства он может представить только копию документа без оригинала. И в каждой такой ситуации возникает один и тот же вопрос: а примет ли суд в качестве доказательства копию необходимого документа? При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

• ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
• далее указывается должность лица, заверившего копию;
• проставляется его личная подпись;
• делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• указывается дата заверения;
• проставляется печать.

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Буквально читая данную норму, вполне может создаться впечатление, что заинтересованное лицо может самостоятельно заверить находящуюся у него копию документа в отсутствие оригинала и представить данную копию в суд.

Нормы Закона N 402-ФЗ не предусматривают обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Факс как средство доказывания

Шубин Н.В., юрисконсульт ООО «СевКавРемСтройПуть», аспирант Всероссийского научно-исследовательского института экономики и нормативов (ВНИИЭиН), г. Ростов-на-Дону.

В современном гражданском обороте передача документов посредством факсимильной связи (факса) получает все большее распространение как при заключении договоров, так и в процессе их реализации. Это обусловливает необходимость адекватной правовой оценки полученных таким образом документов, решения вопроса об их юридической силе и возможности использования в качестве средства доказывания при рассмотрении споров в суде.

Зачастую контрагенты в договоре прописывают условия о придании юридической силы соглашению, заключенному посредством факсимильной связи, либо о совершении таким образом юридически значимых действий в процессе исполнения сделки. Вместе с тем при возникновении спора стороны могут столкнуться с определенными неблагоприятными последствиями.

Статьей 75 АПК РФ установлено, что «документы, полученные посредством факсимильной. связи, допускаются в качестве доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором». Аналогичные положения содержатся в нормах гражданского процессуального законодательства. Данные доказательства относятся к категории письменных.

Однако при использовании таких документов, как средства процессуального доказывания, необходимо принимать во внимание положения иных норм процессуального законодательства, а также норм материального гражданского права.

Гражданским законодательством в качестве обязательного критерия допустимости использования средств связи, в т.ч. факсимильной, для заключения, изменения договоров устанавливается возможность «достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» (п. 2 ст. 434 ГК РФ ). В частности, в письме ВАС РФ от 7 июня 1995 г. N С1-7/ОЗ-316 разъясняется, что документ (факсограмма) может иметь юридическую силу при условии, что в автоматизированных и телекоммуникационных системах партнеров (предприятий, организаций, фирм) имеются программно-технические средства, обеспечивающие идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования. Аналогичное положение содержала в себе ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ (утратил силу с 09.08.2006 ). Технические возможности используемых сегодня факсимильных аппаратов таковой возможности, как правило, не предоставляют. Полученный факс не позволяет установить, кем он был отправлен, то есть он может быть направлен любым лицом, в том числе и самой стороной, представившей факс в качестве доказательства.

Собрание законодательства РФ. 1994. N 32. Ст. 3301.
СПС «КонсультантПлюс».
Собрание законодательства РФ. 1995. N 8. Ст. 609.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. 2006. N 31 (ч. 1). Ст. 3448.

Судебная практика окружных арбитражных судов в отдельных случаях допускает использование факсимильных сообщений как доказательств. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. по делу N КГ-А40/6516-02 говорится о том, что основным реквизитом в данном случае является строка, которая должна быть расположена в верхней части принятого документа, позволяющая идентифицировать передающий аппарат и содержащиеся реквизиты: наименование передающей организации, дата и время передачи, номер телефона и номера страниц. Подобной позиции придерживается МКАС при ТПП РФ, который в решении от 30 марта 2001 г. N 56/2000 признал доказательственную силу за надписью-отбивкой, содержащей название отправителя — фирмы-ответчика, в верхнем левом углу факсимильных сообщений.

СПС «КонсультантПлюс».
Розенберг М. По материалам решения МКАС при ТПП РФ от 10 июня 1999 г. N 55/1998 // СПС «КонсультантПлюс».

Вместе с тем необходимо отметить, что вся указанная информация, в том числе номер телефона отправителя, его название, относится к программируемой и с точностью может быть воспроизведена на любом факсимильном аппарате аналогичной модели в любое время, что опять-таки не позволяет идентифицировать отправителя. Поэтому подобные судебные доводы представляются необоснованными.

С другой стороны, в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 26 сентября 2002 г. по делу N А56-20991/02, от 3 марта 2004 г. по делу N А56-19065/03 подтверждением отправки/получения документа по факсу выступает выписка из соответствующего журнала записей. Данная позиция также представляется спорной, поскольку журнал записи является документом односторонним и не может с достоверностью подтверждать факт приема (передачи) факсимильного сообщения, кроме того, не позволяет однозначно говорить об истинном содержании переданных данным способом документов. Так, в другом Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2006 г. N А56-45760/05 говорится, что журнал исходящих факсов не гарантирует того, что полученный по факсу текст полностью соответствует отправленному и получен другой стороной.

СПС «КонсультантПлюс».
СПС «КонсультантПлюс».

Таким образом, в случае если сторона утверждает, что не получила (не отправляла) факсимильного сообщения, суд не имеет процессуальной возможности однозначно установить достоверность доказательства, представленного другой стороной для подтверждения факта получения (передачи) юридически значимого документа.

В качестве еще одного, более объективного, на наш взгляд, доказательства отправки факсимильного сообщения судебная практика рассматривает отчеты о передаче факса, выводимые факсимильным аппаратом отправителя. Так, МКАС при ТПП РФ принял аппаратное доказательство отправки письма истца с отметкой факса о дате и времени отправления и отметкой аппарата ответчика о дате и времени получения факса . Этой логике следует ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 20 апреля 2006 г. N Ф04-1426/2006(21698-А02-8) , требуя в качестве доказательства отправки факса указанные отчеты. Однако, как упоминалось, время отправки является программируемой компонентой, что не исключает изготовления отчета об отправке в более поздний срок, поэтому аппаратный отчет, определенно свидетельствующий о факте отправки на указанный в нем номер, все же не позволяет однозначно судить о времени данного события.

Розенберг М. По материалам решения МКАС при ТПП РФ от 30 марта 2001 г. N 56/2000 // СПС «КонсультантПлюс».
СПС «КонсультантПлюс».

Следующей и, пожалуй, основной проблемой, возникающей при использовании факсимильной передачи документов, является их аутентичность документу отправителя. Допустим, стороне удалось доказать (или признано другой стороной) факт получения (отправки) факсимильного сообщения. Однако другая сторона может утверждать, что отправлялся (получался) документ иного содержания. Для разрешения подобной ситуации, следовательно, решения вопроса о возможности использования факсовых документов в процессуальном доказывании необходимо обратиться к технической характеристике данных документов.

Смирнова С.А. Судебная экспертиза на рубеже XXI века. Состояние, развитие, проблемы. 2-е издание, перераб. и доп. СПб.: Питер, 2004. С. 145.

Проведенный анализ действующего правового регулирования факсового коммерческого документооборота позволяет выработать ряд практических рекомендаций.

Для придания факсимильному документу юридической силы необходимо одновременное соблюдение следующих условий.

Во-первых, использование для совершения сделки факса допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Одновременно возникает вопрос о форме такого соглашения. Поскольку использование факсимильных документов становится возможным только после достижения указанного соглашения, то данное соглашение не может быть заключено иначе как путем собственноручного подписания уполномоченным лицом контрагента. Соглашение может быть оформлено составлением одного документа, в том числе включением данных условий в текст договора, или обменом письмами в оригинале, подтверждающими придание юридической силы факсимильным сообщениям. Встречающиеся в коммерческом обороте при совершении сделок случаи взаимного обмена по факсу договорами, содержащими подписи, печати сторон и включающими условие о придании юридической силы переданным таким образом документам, нельзя признать надлежащим соблюдением письменной формы, так как, еще раз обращаем внимание, любое соглашение, в том числе указанная оговорка в тексте договора, становится юридически значимым лишь при наличии уже заключенного соглашения об использовании факса.

Во-вторых, наличие возможности достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В частности, данное условие достигается при отправке по факсу оригинала документа через почтамт (подобная услуга имеется в большинстве отделений).

Безусловно, факсимильный документооборот имеет существенное значение в современной коммерческой практике, требующей максимальной оперативности. Вместе с тем использование подобного рода документов должно осуществляться с соблюдением предусмотренных законодательством требований, необходимых для придания им юридической силы, либо сопровождаться одновременной почтовой отправкой оригиналов документов. В противном случае стороны рискуют при возникновении спора остаться без надлежащих письменных доказательств.

Что такое факсимильная копия документа

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления*. Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

В управлении, как и в других областях человеческой деятельно­сти, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его струк­турные подразделения выполняют разные управленческие функ­ции. Некоторые функции управления являются типовыми, прису­щими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирова­ние и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управ­ленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ

ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ — передача фотоснимков, рисунков, карт и рукописных или напечатанных текстов электрическими сигналами. (Впервые ее осуществил итальянский физик Дж.Казелли в 1855.) Свет, отраженный от изображения, преобразуется в электрические сигналы, которые… … Энциклопедия Кольера

факсимиле — — [Е.С.Алексеев, А.А.Мячев. Англо русский толковый словарь по системотехнике ЭВМ. Москва 1993] факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные… … Справочник технического переводчика

Факсимильная копия

Письмо 42-х — «Письмо сорока двух» публичное обращение группы известных литераторов к гражданам РФ, правительству и президенту РФ по поводу событий октября 1993 года. Опубликовано в газете «Известия» 5 октября 1993 года.[1] Нет ни желания, ни необходимости… … Википедия

факсимиле — — [Е.С.Алексеев, А.А.Мячев. Англо русский толковый словарь по системотехнике ЭВМ. Москва 1993] факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные… … Справочник технического переводчика

Использование в суде в качестве доказательств факсимильных копий и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде)

3. Копии писем, полученные по средствам электронной почты, являются доказательством в суде, при условии, если другая сторона не предоставит суду не тождественные между собой копии и если возможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

В соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Что такое факсимильная копия документа

Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.

Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

• удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени» и т.д.);
• защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
• идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Факсимиле — что это? Печати и штампы

То есть само соглашение должно быть подписано только собственноручно, но в дальнейшем, если стороны укажут это в договоре, они могут использовать и факсимиле. На договоре такой штамп использовать нельзя, это подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс. В данном нормативном акте указано, что в качестве доказательств в арбитражном суде могут рассматриваться документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.

Применять копию подписи можно и на основании соглашения сторон. Однако многие контрагенты опасаются использовать факсимиле. Юридическая сила у него будет только в одном случае: участники сделки могут указать в договоре, что в дальнейшем они могут использовать факсимиле. Но сам договор с помощью него они подписать не могут, на этом акцентируют внимание финансовые, судебные и налоговые органы.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации

Подлинники и копии документов

Факсимильная подпись

На каких документах может проставляться факсимильная подпись, а на каких это запрещается законодательством? Рассматривая эти вопросы, обратимся, прежде всего, к положениям локальных нормативных актов, непосредственно посвященных использованию факсимиле, а также регламентов и инструкций, определяющих порядок ведения делопроизводства.

Удостоверения к наградам. Факсимильная подпись может использоваться при оформлении удостоверений к наградам. Например, в п. 6 Положения о порядке присвоения звания «Ветеран труда Вологодской области» и выдачи удостоверений «Ветеран труда Вологодской области» (утверждено постановлением Правительства Вологодской области от 13.07.2007 № 893) установлено, что записи, произведенные в удостоверении, заверяются путем факсимильного воспроизведения подписи начальника департамента труда и социального развития области и гербовой печатью департамента труда и социального развития области.

Могут ли отсканированные копии документов (накладные, акты, счета-фактуры), присланные в электронном виде, являться оправдательными первичными документами

Могут ли отсканированные копии документов (накладные, акты, счета-фактуры), присланные в электронном виде, являться оправдательными первичными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли, а также в целях принятия НДС к вычету?

Вычет НДС

В соответствии с п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в порядке, предусмотренном ст. 166 НК РФ, на установленные указанной статьей налоговые вычеты.

В силу п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг).

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ. Реквизиты счета-фактуры установлены п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ.

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

В соответствии с п. 7 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила), покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном ст. 172 НК РФ (п. 8 Правил).

Как видим, положения 21 главы НК не содержат прямого запрета для вычета НДС на основании факсимильных (сканированных) копий счетов-фактур. Кроме того, в Правилах также отсутствует запрет на регистрацию в книге покупок факсимильных (сканированных) копий счетов-фактур.

Однако финансовые и налоговые органы признают вычеты НДС только на основании оригиналов счетов-фактур (письма Минфина России от 13.06.2007 N 03-07-11/160, ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896). Кроме того, сотрудники налоговых органов при проверке могут сослаться на письма МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404, УМНС по г. Москве от 30.08.2001 N 02-11/39574, от 06.07.2001 N 02-11/30363, от 01.09.2003 N 11-14/47605, УФНС по г. Москве от 07.06.2005 N 19-11/40885, в которых озвучена следующая позиция: счет-фактура должен быть заверен оригинальными подписями должностных лиц, уполномоченных на то приказом организации. Соответственно, этим требованиям не может удовлетворять копия документа, полученная по факсу или по электронной почте. Таким образом, в рассматриваемой ситуации налоговые органы могут отказать в применении вычета по НДС, посчитав, что счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге покупок только в периоде получения оригинала.

В письме ФНС от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, которым федеральная налоговая служба направила для использования в работе систематизированные материалы результатов нормативно-методической работы, выполненной ГНИИ РНС по заказу ФНС России, по документированию операций при транспортировке товаров, сказано, что официальным подтверждением подлинности счета-фактуры являются оригинальный оттиск печати и оригинальные подписи должностных лиц организации-продавца.

Что касается судебной практики, то она противоречива.

В ряде случаев суды отмечают: если факсимильные копии счетов-фактур содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ, и налогоплательщиком соблюдаются требования, перечисленные в ст.ст. 171-172 НК РФ, то организация вправе принять НДС к вычету на основании факсимильной копии счетов-фактур. В частности, такие выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского округа от 14.10.2009 N КА-А40/10645-09, ФАС Уральского округа от 09.06.2008 N Ф09-4137/08-С2, от 21.02.2006 N Ф09-685/06-С2, ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 N А05-13752/2006-11, ФАС Волго-Вятского округа от 29.10.2007 N А31-396/2007-16, ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2003 N Ф03-А04/03-2/299.

В других судебных актах право на вычет по факсимильным копиям счетов-фактур суды признают только при условии, что организации по запросу налоговых органов или суда представят оригиналы счетов-фактур (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2009 N А66-7216/2008, ФАС Уральского округа от 17.03.2008 N Ф09-1590/08-С2, ФАС Московского округа от 03.03.2006 N КА-А40/853-06).

В то же время существуют судебные решения, принятые не в пользу налогоплательщиков, в которых указано, что налогоплательщиком могут быть приняты к вычету и зарегистрированы в книге покупок только оригиналы счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг). Возможность получения счета-фактуры посредством факсимильной связи законодательством о налогах и сборах не предусмотрена (постановления ФАС Поволжского округа от 16.06.2009 N А55-17805/2008, от 09.06.2008 N А55-17573/07, от 07.06.2008 N А55-11510/2007, от 18.03.2008 N А55-11507/2007-31, от 28.02.2008 N А55-11505/07-35, ФАС Московского округа от 27.10.2010 N КА-А40/12541-10, от 03.12.2008 N КА-А40/6969-08, от 28.04.2008 N КА-А40/2537-08).

В отношении факсимильной подписи счетов-фактур в письмах Минфина России от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 17.09.2009 N 03-07-09/48 сказано, что п. 2 ст. 160 ГК РФ предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено. Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.

Несмотря на то, что в приведенных судебных решениях и письмах речь шла о факсимильных копиях счетов-фактур, полагаем, что логика, приведенная в них, может быть применена и к рассматриваемой ситуации.

Таким образом, учитывая спорность ситуации, считаем, что если организация примет решение принять к вычету НДС на основании сканированной копии счет-фактуры, то правомерность такого решения организации, скорее всего, придется доказывать в судебном порядке. Поэтому в рассматриваемой ситуации во избежание споров с налоговыми органами покупателю необходимо истребовать у поставщика оригинал счета-фактуры. В противном случае при налоговой проверке налоговый орган откажет организации в вычете НДС, тогда организации придется решать спор с налоговым органом в суде.

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии со ст. 313 НК РФ налоговый учет ведется на основе данных первичных документов.

При этом формально НК РФ не предусматривает признание расходов на основании копий первичных документов, что подтверждает письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968, в котором говорится, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Вместе с тем сотрудники официальных органов в ряде случаев не возражают против признания расходов на основании копий документов.

Так, например, в письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 говорится, что в случае потери подлинников проездных документов организацией могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В письме Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77 сотрудники финансового ведомства пришли к выводу, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями таких документов (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).

Что касается арбитражной практики, то в ней единого мнения также не выработано.

Так, например, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08 судьи посчитали возможным учесть в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов. Однако в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007 судьи пришли к выводу, что копии первичных учетных документов, заверенные главным бухгалтером, не могут служить основанием для отнесения спорных затрат на расходы, уменьшающие доходы.

Таким образом, признание расходов, при отсутствии оригиналов накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг), но при наличии копий данных документов, также может привести к спорам с представителями налогового органа.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Степовая Яна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена

11 марта 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источники

1. 
   Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие; Юрайт — М., 2014. — 255 c.
2. 
   Оксамытный, В.В. Теория государства и права. Гриф МО РФ / В.В. Оксамытный. — М.: Камерон, 2004. — 246 c.
3. 
   Каутский, К. Аграрный вопрос; Киев: Пролетарий, 2012. — 330 c.
4. Решетников, В.И. Экологическое право. Курс лекций; М.: Щит-М, 2011. — 331 c.
5. CD-ROM. Лекции для студентов. Юридические науки. Диск 2. — Москва: РГГУ, 2016. — 451 c.