Обязательно ли делать отметку в трудовой книжке при выдаче вкладыша

Все ответы в статье: "Обязательно ли делать отметку в трудовой книжке при выдаче вкладыша" с комментариями профессионалов. Задавайте свои вопросы дежурному специалисту.

Как правильно внести и пронумеровать записи во вкладыше в трудовую?

В трудовой книжке зафиксирована практически вся профессиональная жизнь работника. Ошибки при её заполнении способны привести к потере страхового или специального стажа, который в некоторых случаях имеет важное значение.

Если подобное случится, человеку придётся потратить на восстановление документов время и значительные усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо хорошо знать правила заполнения документа и, по возможности, самостоятельно контролировать правильность записей.

Что это такое и когда нужно применять?

Когда профессиональная жизнь проходит активно и разнообразно, рано или поздно трудовая книжка (ТК) может закончиться. В неё могут вноситься не только записи о приёме или увольнении с работы, но и следующие:

  1. Внутренние переводы.
  2. Внешние переводы.
  3. Поощрения, которые положено заносить в персональный документ работника.
  4. Другие записи.

Когда место в книжице заканчивается, возникает вопрос о том, что делать с этим в дальнейшем. Законодательство не предусматривает ведение второго или третьего тома документа. Для данной ситуации предусмотрено использование специального вложения. Он является бланком строгой отчётности, имеющим серию и номер, а также высокий уровень защиты от подделок.

Правила для внесения записей регламентируются инструкцией по заполнению персональных форм учета стажа, которая была введена Постановлением от Минтруда №69. Оно было утверждено 10 октября 2001 года. Этот документ называется «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как оформить вкладыш?

Когда окончилась книжка, работнику не нужно ничего с этим делать. Процедура оформления осуществляется на предприятии, куда он пришёл работать. Во время приема в коллектив он, в частности, сдаёт свой документ в отдел кадров. Подготовка и подписание пакета документов происходит с его минимальным участием.

Пошаговая инструкция состоит в следующем:

  1. Предприятие закупает бланки у специализированной типографии, если это необходимо.
  2. Стоимость вкладыша вычитается из зарплаты сотрудника. Предварительно его об этом необходимо уведомить.
  3. Хотя строгих правил не существует, вложение, обычно, вставляют между последней страницей и обложкой.
  4. Вкладыш необходимо подшить. Для этого шилом проделывают несколько дырок вдоль сгиба. Через них продевают нитку таким образом, чтобы связать её концы наглухо внутри документа. Дырки шилом некоторые делают непосредственно на сгибе, а другие — параллельно ему на пару миллиметров правее.
  5. Подклеивать или пломбировать нить, которой прошивался документ, не требуется.
  6. После того, как он будет закреплён, заполняется лицевая часть.
  7. На первой странице трудовой ставится ясно различимая запись о наличии вложения с указанием его серии и номера.

Любые ошибки при оформлении недопустимы. В этом случае старый экземпляр удаляется и вместо него вставляется новый.

После вклеивания нового бланка заполнение проводится таким же образом, как и раньше.

Заполнение лицевой части

На самой первой странице вкладыша предусмотрено заполнение данных о работнике.

Здесь необходимо внести следующую информацию:

  • фамилия, имя, отчество;
  • указать имеющееся образование;
  • есть специальная графа для указания профессии или специальности;
  • пишется дата рождения сотрудника;
  • предусмотрена строка для указания даты заполнения;
  • в нижней части страницы ставится подпись владельца документа.

В нижней части ставят печать предприятия и подпись лица, которое является ответственным за проведение заполнения.

Нужна ли пометка в основной трудовой о наличии вкладыша?

Поскольку такой бланк является документом строгой отчетности, он имеет серию и номер, а также на нем предусмотрена защита от возможных подделок.

После того, как дополнительное вложение будет подшито и заполнено без ошибок, на начальной странице трудовой наносится отчётливо различимая запись о серии и номере выданного бланка. Формулируют её обычно, начиная с фразы: «Выдан вкладыш». Затем пишут номер, серию и дату заполнения.

Эту запись разрешается делать как вручную, так и с использованием штампа.

Нумерация записей

В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является основным способом для того, чтобы удостоверить страховой и профессиональный стаж. В ТК РФ нет упоминания о том, что у одного человека могут быть два и более формуляра с записями о местах работы.

Законодательство не предусматривает ведение второй или последующих трудовых книжек после исчерпания предыдущих. Для увеличения места в документе настоятельно рекомендовано использование вкладыша.

Если предположить, что и после этого место в документе закончится, то разрешается подшить следующий бланк. Их общее количество для одного работника законом не ограничивается.

Распространенные ошибки

Несмотря на то, что вклеивание нового приложения не выглядит сложным, на практике могут допускаться ошибки, связанные с неправильным оформлением:

  1. Некоторые считают, что обложку необходимо удалить перед тем, как бланк будет подшит. На самом деле его нужно подшивать в том виде, в котором он был получен.
  2. Нужно помнить, что неподшитый вкладыш сам по себе юридической силы не имеет. Для его использования он должен быть правильно прикреплён к трудовой книжке.
  3. Дата заполнения на новом бланке относится к моменту оформления вкладыша, а не к основной книжке.
  4. Возможна ситуация, когда личные данные у сотрудника изменились с того момента, когда оформлялись первые записи. Наиболее часто встречается ситуация, когда у работника другая фамилия. При приеме на работу данные должны быть правильными на момент заполнения бланка. Если они изменились, указывать необходимо те, которые верны в настоящий момент.
  5. Некоторые, чтобы получить дополнительное место для записей, вручную исправляют надпись «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» и продолжают на этом месте вносить дальнейшие записи. Так делать не разрешается. В этой ситуации необходимо добавить вкладыш.
  6. Не допускается подшивать вместо него новую трудовую книжку. Также нельзя подклеивать отдельные новые листы.

Основные моменты и нюансы заполнения, ведения и учета вкладышей

Хотя часто новый бланк подшивают в конце трудовой, для выбора места нет законодательных ограничений. Некоторые считают, что удобнее прикреплять вложения перед первой страницей сведений о награждениях или в середине трудовой.
Читайте так же:  Ремонтные работы в квартире время закон

При заполнении могут быть допущены ошибки. Если это произойдёт, нужно не вносить исправления, а взять новый вкладыш и заново оформить его. Поэтому удобнее, сначала производить заполнение, а потом подшивать в его книжку.

Возможна ситуация, когда внесен номер последней записи, а места для текста не хватает. В этом случае её можно продолжать на вкладыше таким образом, как будто это просто следующая страница формуляра.

Если уже после оформления документа у сотрудника поменялась фамилия, то исправить её будет необходимо и в самой книжке, и в добавленном вкладыше.

Иногда может возникнуть ситуация, когда, при поступлении в коллектив, печать на новый бланк проставлена не была. Даже если сотрудник уже работает в другом месте и узнаёт об этом, он все же должен вернуться к прежнему нанимателю и проставить оттиск. Однако на новой работе этого делать нельзя. Для оформления нужно обратиться именно к тому работодателю, который занимался подшивкой вложения.

Существует специальная книга для учёта движения трудовых книжек. При её отсутствии на предприятие может быть наложен штраф (в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ). Она относится к учёту поступления трудовых книжек и их выдачи уволенным сотрудникам. В шестой графе этой книги указывают не только серию и номер самой книжицы, но и данные вкладыша.

Чистые формуляры должны закупаться предприятием. Недопустимо, когда сотрудник предлагает свой чистый бланк.

В данном случае ошибочную надпись не зачёркивают и не пытаются вытереть. Её оставляют в ошибочном виде. Далее, под следующем номером, указывают, что предыдущую считать недействительной. После вписывается правильная информация.

Заключение

Хотя оформлением бумаг занимается фирма-работодатель, работник должен сам контролировать основные моменты ведения своих персональных данных. Если при внесении записей допускаются ошибки, впоследствии это может привести к некоторым проблемам из-за того, что часть стажа учтена не будет.

Как практически подшить дополнительные страницы к основному документу о наличии профессионального стажа, расскажет автор следующего сюжета.

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Многие вопросы, связанные с трудовыми книжками, к сожалению, законодатель не регламентирует. Это большая головная боль, как для сотрудников отдела кадров, так и для работодателей. Многие вопросы не освещены ни в Трудовом кодексе, ни в инструкциях для кадровиков, ни в правилах ведения и хранения трудовых книжек.

К сожалению, подавляющее большинство сотрудников отдела кадров, даже имея за плечами большой опыт в трудовой сфере не всегда знают, как решить ту или иную проблему, связанную с трудовыми книжками. К таким проблемам относится обязанность вшить вкладыш в трудовую книжку работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Как мы знаем, трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника. Но, как ни странно, деятельность может быть настолько активной, что предоставленных трудовой книгой бланков, в некоторых случаях. просто не хватает для того, что бы указать очередную запись.

Но вшить просто так – удел неграмотных специалистов. Необходимо соблюсти особенную процедуру, а также знать все необходимые тонкости и нюансы. Если вы еще не обладаете подобной информацией – наша статья для вас просто находка.

Нормативно-правовые документы и акты

Несмотря на то, что ранее мы сказали о том, что ни один нормативно правовой акт не дает разъяснения по поводу того, как именно стоит производить процедуру вшивания бланка, некоторый из актов в трудовой сфере законодательства все же говорит о том, как поступать в ситуации, если листы в трудовой просто на просто закончились.

Данной статьей устанавливается факт возможности вшивания бланк в трудовую книжку, но только в случае если остальные страницы закончились. Самовольное вбивание бланка в трудовую, в которой еще осталось свободное место, считается порчей трудовой книжки и документ будет подлежать восстановлению в виде выдачи дубликата (см. тут).

Пошаговая инструкция

Несмотря на то, что вшивание одного листа занимает примерно от десяти до пятнадцати минут, эта процедура обладает рядом нюансов.

К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.

Для того чтобы правильно вшить бланк в трудовую, вам понадобится выполнить следующие действия:

  • специалист отдела кадров должен осмотреть вашу трудовую на предмет нахождения в ней незаполненных страниц;
  • далее он должен получить новый чистый бланк в отделе кадров или у работодателя;
  • регистрирует его в специализированной книге организации;
  • ставит на бланк соответствующий штамп;
  • заполняет его;
  • заполняет титульный лист вкладыша;
  • ставит нужную запись под нужной нумерацией.

На этом этапы вшивания бланка закончены, теперь стоит разобраться в нюансах.

В какое место вшивать?

Неопытные сотрудники одела кадров понятия и не имеют, куда нужно вшивать бланк. Многие пытались прилепить его к титульному листу, к оборотной стороне книги, по центру или же просто вложить без использования ниток и иголки.

На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Чем именно подшивать?

Многие используют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка.

Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками: образец работы на видео:

Читайте так же:  Основания для отказа вида на жительство

Что делать если нет штампа?

Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.

Первое – это срочно заказать штамп и получить его в течение дня или на следующий день.

Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.

Если возникли ошибки при сшивании

Часто бывает так, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно. Что же делать в таких ситуациях сотруднику отдела кадров. В первую очередь не паниковать и рационально отнестись к ситуации.

Если бланк неправильно пришит – осмотрите трудовую, если есть возможность его отсоединить без порчи трудовой – сделайте это, а бланк уничтожьте.

Если нет возможности отсоединить бланк, то вам придется восстанавливать трудовую книжку работника, то есть делать ему дубликат.

В случае если в бланке допущены орфографические ошибки и их можно исправить – постарайтесь аккуратно сделать это путем зачеркивания или исправления или перепишите заново. Если же ошибок много и их устранение причинит грязь в трудовой – то также постарайтесь без причинения вреда трудовой вытащить бланк и уничтожить его.

Взамен вытащенным бланкам вы должны с большей долей внимательности вставит новые.

Можно ли использовать вместо вкладыша что то другое?

Законодатель не оговорил возможности использования вместо бланка новой трудовой. Но если внимательно изучить некоторые статьи законодательства в сфере трудового права, можно прийти к ряду ответов.

Трудовой кодекс в статье 66 говорит о том, что у работника должна иметься одна трудовая книжка (подробнее тут). То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде.

Также стоит помнить о том, что ведение второй трудовой книжки может быть расценено как подделка документов и такая практика в последние годы встречается довольно часто. Да и пенсионный фонд при подсчете вашего общего трудового стажа примет у вас только одну трудовую. Поэтому вопрос о ом можно ли использовать вместо бланка трудовую книжку отпадает сам сбой.

Заключение

Настоящий работник отдела кадров (об ответственном за трудовые книжки — тут) должен разбираться во многих тонкостях и быть готовым к любым событиям. Поэтому если вы являетесь сотрудником отдела кадров, уделите этой статье пристальное внимание. Также, если вы работник и видите, что скоро ваша трудовая книжка закончится – также не проходите мимо этого материала.

Внимательность и аккуратность – лучшие союзники работников отдела кадров не только в этой ситуации, но и в принципе в их работе.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша>
  • выполнение регистрационных записей>
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)>
  • дата рождения>
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша>
  • подпись работника>
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Видео (кликните для воспроизведения).

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Читайте так же:  Подать жалобу в ифнс в электронном виде

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой книжки, его ведение и заполнение регулируется законодательством, поскольку он является бланком строгой отчетности и содержит сведения о стаже.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.

Он оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:

  1. Сведения о работе.
  2. Сведения о наградах.

В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.

Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.

Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.

Как выглядит?

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельно сброшюрованный бланк, форму которого можно найти в приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н «О трудовых книжках». Он полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия, указанного на обложке и титульном листе. Также он отличается цветом и качеством обложки.

Можно встретить вкладыш советского образца, он отличается от нового:

  1. Отсутствием обложки.
  2. Форматом.
  3. Гербом СССР в левом верхнем углу.

По его использованию часто возникают споры. Дело в том, что Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» , которым утвержден данный вкладыш до сих пор действует, его нет в перечне документов, которые становятся недействительными после вступления в силу Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 , об утверждении Инструкции. И поэтому возникает расхождение с Постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225 , где сказано, что с 01.01.2004 вводятся книжки нового образца.

Но, как показывает практика, вкладыш старого образца, заведенный после 2004 года, признают действительным.

Должна ли быть голограмма

Если при покупке бланк вкладыша укомплектован голограммами, то работодатель может их использовать для защиты информации:

  1. Номера вкладыша.
  2. Подписи работника.
  3. Печати работодателя и т.д.

Но поскольку обязательное наличие голограммы не установлено законодательно, то вкладыш будет действителен и без нее.

Это бланк строгой отчетности?

Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Поэтому сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется этот документ бухгалтерией предприятия.

Действителен ли без книжки

Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой, несмотря на то, что на его титульном листе указываются все данные владельца.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку оформляется идентично трудовой, за исключением нескольких моментов.

Оформление титула

На титульном листе вкладыша в трудовую проставляют следующие данные:

  1. ФИО работника, полностью, данные ставят согласно паспорту, на момент заполнения документа. То есть, если ранее имела место смена фамилии, здесь это не отражают.
  2. Дату рождения.
  3. Образование и специальность.
  4. Дата заполнения.
  5. Личная подпись владельца, она также может не совпасть с той, что стоит в трудовой, если была сменена фамилия.
  6. Подпись должностного лица и печать, при наличии.

В бланке трудовой книжки на титульном листе или на обложке ставится пометка о том, что в дополнение к ней оформлен вкладыш и его реквизиты.

Пример записи: «Выдан вкладыш, серия ТТ номер 123456».

Дата заполнения

В качестве даты заполнения указывают фактическую дату, когда был заполнен вкладыш. Как правило, она совпадает с числом первой записи во вкладыше.

Нумерация записей

После оформления вкладыша хронология нумерации записей не прерывается. То есть, если в разделе трудовой книжки сведения «Сведения о работе» последняя запись имеет № 15, то первая запись во вкладыше, в этом же разделе будет идти за № 16.

Проставление печатей

На титульном листе вкладыша ставится печать той компании, которая его оформила.

Сшивание трудовой книжки с вкладышем

Оформленный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку. Место вшивания не регламентировано, и большинство кадровиков вшивают его в середину трудовой. Но такой способ не совсем удобен, поскольку при снятии копии надписи, находящиеся в этом месте как бы разрываются. Гораздо удобнее вшить вкладыш в конец трудовой.

Подробнее этот процесс можно посмотреть в видео: как вшить вкладыш в трудовую книжку

Типовые ошибки при оформлении вкладыша

При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:

  1. Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
  2. Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
  3. Не внесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.
Читайте так же:  Сроки отключения горячей воды по закону

Финансовая сторона вопроса

Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.

Кто и где должен покупать

У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.

Сколько стоит

Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.

Производится ли удержание с работника

Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:

  1. Массовой утраты трудовых.
  2. Порча бланка по вине работодателя.

Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:

  1. Из зарплаты.
  2. Путем внесения наличных в кассу.

Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Вшивание вкладыша в трудовую книжку: вопросы

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.
Читайте так же:  Справка водителю с места работы образец

Самые активные форумчане декабря будут награждены подпиской на журнал «Кадровик-практик»!

Засчитываются только посты по темам кадрового делопроизводства.

Именно вшивать, Правила почитайте внимательно и вдумайтесь в смысл написанного:
38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Выражение «вшивается» — это как ни крути, а речь идет об иголке с ниткой. А с помощью степлера — это уже не вшивание, а «стпелирование»

прикрепление или еще как-нибудь.
Цитата
Фирма Нептун пишет:
Принимаем работника. Нужно вшить вкладыш в его трудовую книжку. Возникли вопросы:
1) в какое место его вшивать? я так понимаю в самый конец книжки, а не конец раздела о работе?
2) вшивать просто ниткой и иголкой?
3) есть какие-нть особенности заведения вкладыша?
4) если нет штампа «выдан вкладыш» можно ли в трудовой книжке сделать запись от руки «Выдан вкладыш». На каком месте трудовой книжке пишется (печатается) «Выдан вкладыш»?
5) предыдущий работодатель делал записи о работе в разделе о награждении (зачеркнув слово «награждении» и написав над ним «работе»). Мне интересно, как следующий работодатель должен правильно вносить записи о награждении. Вдруг нам придетсявносить такие записи?

Цитата
Innes пишет:
А что степлером нельзя прикалывать вкладыш в конец трудовой книжки?
Цитата
Inness пишет:
Innes,
Нет

Я сначала подумала, что человек сам с собой разговаривает!

Цитата
Innes пишет:
А что степлером нельзя прикалывать вкладыш в конец трудовой книжки?
Цитата
Innes пишет:
А что степлером нельзя прикалывать вкладыш в конец трудовой книжки?
Цитата
Яна_Владимировна пишет:
Цитата
Inness пишет:
Innes,
Нет

Я сначала подумала, что человек сам с собой разговаривает!

Народ, ну Вы чего, столько же литературы, в конце концов почитайте ФЗ «О трудовых книжках».

Трудовая книжка это документ строгой отчётности, хранится в специальном сейфе, на ТК ведётся журнал учёта и движения трудовых книжек и вкладышей к ним, который прошивается подписывается главбухом и гендиром и на подписях ставится печать.
Выдача новых книжек или вкладышей фиксируется тоже в специальном журнале — приходно-расходная книга по учёту бланков ТК и вкладыша в неё. Если в организации есть касса, то в журнале прописываются суммы, если нет — то поле оставляется пустым (без прочерков).

Теперь о трудовых книжках.
Принимая на работу сотрудника — проверяйте книжку сразу, возможно она не заполнена или испорчена, это обезопасит вас от лишней возни.
Основные моменты:
1. Не полностью заполнен титульный лист ТК (отсутствуют сведения об образовании, профессии, подпись сотрудника, подпись кадрового работника или печать организации, выдавшей трудовую книжку). Сами ничего не заполняйте — пусть работничег идёт в прошлые организации и сам всё просит заполнить. Если уж взялись помочь — смотрите на дату выдачи книжки, от этой даты и берите информацию об образовании и профессии.
2. Отсутствуют печати и подписи на приёмах/увольнениях с предыдущих мест — пусть идёт и ставит сам работник.
3. Сомневаетесь в правильности сведений — запросите справки.
4. Не дооформлен вкладыш (вшит, но записи в трудовой нет), та же история, что и в п. 1 только на вкладыше.

Записи в трудовых книжках НЕ ДЕЛАЮТСЯ С ПРОПУСКОМ СТРОК. Запись производится на первой свободной строке, после последней записи или оттиска печати. Если Вы видите, что запись делится на трудовую и вкладыш — не переносите всё во вкладыш, делите как есть. Нельзя оставлять пустые строки!
Нумерация во вкладыше не начинается с 1, а продолжается из трудовой.

Если Вы вшиваете вкладыш:
По 100% практике во всех крупных холдингах России вкладыш вшивается белыми толстыми нитками по принципу сшивки протоколов или иных документов, кто не знает как спросите у нотариуса (восьмёркой-петлёй). Если трудовая старая и разваливается, сначала сшейте её, а только потом вкладыш.
От вкладыша отрывается корка (аккуратно, не испортив производственной сшивки самого вкладыша), далее вкладыш пришивают между последним листом трудовой, где выдержки из законов и обложкой. Оставляйте концы ниток по 3-5 мм после того как прошьёте и свяжите концы, это поможет не развязаться со временем.
Закажите себе печати или сделайте самонаборные
Выдан вкладыш
Серия____ № ____

и

С записями в трудовой книжке
ознакомлен _______________

Первая печать ставится на титульном листе в верхнем правом углу трудовой книжки, в неё записывается серия и номер вкладыша. Печати избавляют Вас от писания своей должности, фамилии и подписи с печатью организации, которые должны подтверждать любую запись в трудовой сделанную вручную. А так Вы только ставите штамп и всё.

При увольнении после всех записей ставится второй штамп, в строке ознакомлен работник ставит свою подпись.

Видео (кликните для воспроизведения).

Коллеги, экономьте пож. место в трудовых, не размазывайте записи на целые страницы, не пропускайте строки, работник же не виноват в нашей безграмотности, когда спустя некоторое время ему придётся ходить с трудовой с 10 вкладышами)))

Источники


  1. Панов, В.П. Сотрудничество государств в борьбе с международными уголовными преступлениями: учеб пособие; М.: Юрист, 2011. — 160 c.

  2. Молчанов, В.И. Огнестрельные повреждения и их судебно-медицинская экспертиза: Руководство для врачей / В.И. Молчанов, В.Л. Попов, К.Н. Калмыков. — М.: Медицина, 2014. — 272 c.

  3. История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.
  4. Керимов, Д.А. Проблемы общей теории права; М.: Современный гуманитарный университет, 2012. — 121 c.
  5. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2014. — 240 c.
Обязательно ли делать отметку в трудовой книжке при выдаче вкладыша
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here