Постоянный срок хранения документов это

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Виды документов

Какие основные виды документов и сколько лет необходимо их хранить?

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы

2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):

• приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
• журналы регистрации приказов по личному составу
• штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
• личные дела работников
• личные карточки форма Т-2
• трудовые договоры с физическими лицами
• журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
• лицевые счета работников
• расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
• сведения о совокупном доходе работника за год
• индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
• списки работников на производстве с вредными условиями труда
• табели и наряды работников вредных профессий
• акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
• акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
• и другие документы

3. Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)

• приказы на отпуска и командировки
• приказы по административно-хозяйственной деятельности
• договоры с юридическими лицами
• документы по госзакупкам
• акты о приеме выполненных работ
• бухгалтерские документы
• путевые листы
• и другие документы

Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение

Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 11 февраля 2013 г. N 10-ФЗ в пункт 1 статьи 22 настоящего Федерального закона внесены изменения

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций — 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации — 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ в подпункт «б» пункта 4 статьи 22 настоящего Федерального закона внесены изменения

б) записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации — 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

е) научной документации — 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;

з) видео- и фонодокументов — 3 года.

См. комментарии к статье 22 настоящего Федерального закона

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Постоянный срок хранения документов это

О дефектах Перечня 2010 года в различны ветках данного форума сказано было уже немало – при желании, думаю, Вы сможете их отыскать.

1) Документы со сроком хранения «постоянно» по Перечню типовых упр. арх. док.-2010, имеющие пометку «*» (одна звездочка) — о них говорится, что «Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет» — то есть фактически это значит, что через 10 лет можно такие дела спокойно уничтожать (и вообще, сразу в номенклатуре указывать для них срок 10 лет)?

В тех случаях, когда соответствующие сроки установлены законами и нормативными актами, это примечание незаконно и не имеет никакой силы. Если Вы этому поверите и уничтожите свои документы до истечения сроков, установленных законодательством и нормативными актами – будете (если попадётесь) наказаны по полной программе.

2) для дел с пометкой «**» (две звездочки) сказано, что такие дела «при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов».
— Я правильно понимаю, что это значит, что такие документы хранятся минимум до ликвидации организации?
— Что означает «по принципу выборки организаций и документов» — кто ее производит, по каким принципам — работник гос.архива или архивариус организации, или экспертная комиссия организации (еще раз подчеркну: в случае коммерческой организации)?

Да, документы хранятся до ликвидации организации. В ходе ликвидации в архивы сдаются документы по личному составу, а те документы, о которых Вы спрашиваете, архив может взять (а может и не взять, на его усмотрение). Вопрос о приеме таких документов решает архив.

3) дела постоянного срока хранения без «звездочек» — то есть их можно хранить и меньше 10 лет? или наоборот, до ликвидации организации и после ликвидации они идут в гос.архив?

Дела постоянного хранения хранятся или постоянно, или (для основной массы документов организаций, не являющихся источниками комплектования) – до ликвидации организации. В госархивы в обязательном порядке поступают только документы по личному составу, а в отношении всего прочего решение принимает архив. Про всякие 10 лет лучше сразу забыть – в последнее время регуляторы склонны «высекать» на крупные суммы тех, кто нарушает порядок хранения документов.

4) Для многих документов (к примеру, ст.71 штатные расписания) указано 2 варианта исчисления срока: «по месту разработки и/или утверждения» и «в других организациях». Как это понимать? Видимо, «по месту разработки» — это в случае гос.органов, а если это штатное расписание конкретного ООО — это будет «для других организаций»? Или не так?

Сообразите, для чего такой документ нужен? В первую очередь, для подтверждения прав работников (в составе документов по личному составу). Отсюда срок 75 лет. Это ведь Ваше штатное расписание, а не типовой документ, выпущенный госорганом, верно? Так что про «другие организации» забудьте.

5) ст. 77 «положения и инструкции о правах и обязанностях должностных лиц»:
-я правильно понимаю, что должностные инструкции — это как раз эта статья?
У нас для каждой должности есть типовая ДИ, и для каждого работника в соответствии с его должностью распечатается индивидуальная ДИ, которую он подписывает.
— Я правильно понимаю, исходя из этой статьи, что типовые ДИ храним 3 года, а индивидуальную храним 75 лет?

Типовые Вам положено хранить постоянно, индивидуальные – 75 лет. Не заморачивайтесь насчёт «других организаций», к Вам это не относится.

6) Для ряда документов есть примечание, что «при отсутствии лицевых счетов срок хранения 75 лет». А если есть расчетные и платежные ведомости, все равно жестко 75 лет?

Перечень логичен: 75 лет нужно хранить те документы, на основании которых можно будет подтвердить стаж и заработную плату Ваших сотрудников. Избыточность не требуется, но и легкомысленно подходить к данному вопросу не стоит. В случае сомнений проконсультируйтесь в Пенсионном фонде.

7) если для документа стоит срок хранения «постоянно», это автоматически означает, такое дело обязательно перед уничтожением должна проверять ЭПК?

Здесь, пожалуйста, поподробней: каким это образом Вы собираетесь уничтожать документы, которым установлен постоянный срок хранения? Между прочим, при определенных обстоятельствах так можно и на нары попасть!

Здесь, пожалуйста, поподробней: каким это образом Вы собираетесь уничтожать документы, которым установлен постоянный срок хранения? Между прочим, при определенных обстоятельствах так можно и на нары попасть!

Немного неправильно я здесь сформулировал. Я правильно понимаю: оптимальный вариант такой: все дела, для которых в ПТУАД стоит срок «постоянно», независимо, есть там звездочки («*») или нет, храним до ликвидации организации, а уж если она происходит, предоставляем в гос.архив перечень всех таких документов, и если он их не берет, тогда уничтожаем?

Сроки хранения документов в архиве

Вопрос о сроках хранения документов в архиве часто вызывает в организациях немало споров и проблем, а также нежелательных последствий, в том числе связанных с нарушениями закона. К сожалению, не всегда сотрудники компании, даже работающие непосредственно в архивном отделе, отлично разбирающиеся в нюансах делопроизводственных процессов, бывают достаточно компетентны в вопросах, касающихся юридической стороны архивного дела.

Определение сроков хранения документов

Тем не менее, сроки хранения документов в архиве строго определены архивным законодательством нашей страны, и нарушение этих сроков может закончиться для компании судебными разбирательствами, штрафами и даже уголовной ответственностью.

Типы сроков хранения

Итак, какие же сроки хранения документов в архиве определяет российское законодательство?

Документы постоянного, длительного и временного сроков хранения

Видео (кликните для воспроизведения).

Все документы по срокам хранения в архиве делятся на три типа: постоянного, длительного (до 75 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения. Сроки хранения документов в архиве не зависят от того, в каком виде хранится документ — в бумажном или электронном. При ликвидации организации документы с постоянным и длительным сроками хранения передаются на хранение в государственный архив, а временные документы уничтожаются после проведения инвентаризации и составления приказа на уничтожение документов. Собственно говоря, приказ на уничтожение документов с временным сроком хранения должен составляться в обязательном порядке каждый раз, когда компания решает освободить свои площади от ненужной документации.

Значимость документов постоянного и длительного срока хранения

Постоянный и длительный срок хранения документов (75 лет) в архиве обычно обуславливается значимостью данных документов для государства. Историческая, культурная и научная ценность документации определяется экспертной комиссией, при этом несанкционированное уничтожение потенциально ценных документов преследуется по закону.

Документы постоянного срока хранения

К документам постоянного срока относятся все бумаги, являющиеся культурным наследием страны или содержащие исторические и научные факты (например, некоторые типы конструкторской документации; документы органов власти и т.п.).

Документы длительного срока хранения

Длительные сроки хранения документов в архиве также определяются специальной комиссией, к таким документам чаще всего относятся личные дела сотрудников, некоторые виды финансовой документации.

Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Сроки хранения документов

Все документы подразделяются на несколько типов, в зависимости от своего назначения и сроков хранения. Некоторые хранить вовсе не обязательно, так как они теряют свою ценность сразу же после завершения определенной задачи. В то же время, есть документы, которые остаются важными на протяжении нескольких лет. Существуют и такие бумаги, которые нельзя уничтожать. Исходя из этого, выделяют такие сроки хранения документов:

1. Временный – до десяти лет.
2. Временный – свыше десяти лет.
3. Постоянный.

Чтобы определить, к какому сроку хранения относится конкретный документ, проводится специальная экспертиза – оценка ценности бумаг. Она включает:

1. Выделение документов для постоянного хранения. В эту группу включают документы, которые обладают особым политическим, научным, хозяйственным или культурным значением. Хранение документов этого типа осуществляется на постоянной основе в государственных архивах.
2. Выделение документов для временного хранения. В эту группу включают документы, которые не имеют культурного или научно-исторического значения, однако обладают практическим значением.
3. Отбор документов, которые планируется уничтожить. Обычно это документы, не имеющие ни культурной, ни научно-практической ценности, ни практического значения.
4. Определение и корректировка сроков хранения документов и важных бумаг.

Основные виды хранения

1. Архивное.
2. Бухгалтерское.
3. Государственное.

Архивное хранение включает государственные или бухгалтерские документы. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные документы первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги могут храниться более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Некоторые документы необходимо хранить от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие документы, которые не подлежат уничтожению – например, документы с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к архивному хранению документов:

• соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи документов;
• световой режим для лучшей сохранности документов и бумаг;
• соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении, где хранятся документы;
• обеспечение охранного режима во избежание кражи или намеренного изменения/порчи документов.

Бухгалтерское хранение документов предполагает хранение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор документов. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное хранение – хранение документов в государственных архивах. В государственные архивы документы направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости документов, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь такое хранение удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для хранения всевозможных бумаг и документов. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования по хранению документов.

Вот лишь несколько преимуществ внеофисного хранения документов в компании Rentabox:

1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
2. Полная защита и сохранность документов.
3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых документов.
5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ хранения важных документов, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Документы временного и постоянного срока хранения

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Однако прежде чем это сделать, каждый документ нужно тщательно подготовить, то есть подвергнуть его архивной обработке (см. статья Архивная обработка).

Сроки хранения постоянных и временных документов

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

• приказы на отпуска и командировки
• приказы по административно-хозяйственной деятельности
• договоры с юридическими лицами
• документы по госзакупкам
• акты о приеме выполненных работ
• бухгалтерские документы
• путевые листы
• и другие документы

Документы временного хранения

Расскажем, какие документы имеют ограниченный срок хранения. Объясним, как правильно избавиться от бумаг, которые потеряли свою практическую ценность. Поделимся шпаргалками, которые помогут определить срок хранения документов.

Читайте подробнее о хранении документов

Скачайте полезные документы

Регламенты, которые определяю сроки хранения документов

Организация обязана хранить все документы, которые выпускает в процессе деятельности и которыми подтверждает все производственные, организационные и административные решения руководства. Сроки хранения разных видов документов отличаются. Они зависят, во-первых, от важности бумаги. Второй критерий, который определяет продолжительность хранения документов организационно-правовая форма компании. В отношении акционерных обществ действуют особые требования, обусловленные видом их деятельности, которая связана с оборотом ценных бумаг.

Правила, которые регламентируют порядок работы с документами и сроки их хранения, компания устанавливает локальными нормативными актами. Например, Положением или Инструкцией о делопроизводстве, номенклатурой дел, регламентом работы архивов. Кроме того, определяя сроки и порядок хранения того или иного документа, организация должна следовать нормативным актам федерального и отраслевого уровня:

• перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 (Перечень);
• основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
• постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Главный регламент, на основании которого компания устанавливает сроки хранения своих документов, — Перечень. При этом работодатель вправе своим ЛНА увеличить срок хранения того или иного вида документов, но уменьшать срок, который указан в Перечне, нельзя.

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения

Документы постоянного и временного хранения

Все деловые бумаги, которые сопровождают деятельность компании, имеют определенный срок хранения. Они подразделяются на документы долговременного хранения, а также временного и постоянного срока хранения.

Долговременное хранение документов — это организация хранения деловых бумаг, которые в соответствии с Перечнем или ЛНА работодателя должны храниться в компании более 10 лет. Документы постоянного хранения организация обязана сохранять в течение всего периода существования, а в случае ликвидации — передать в городской архив.

Сроки, в течение которых хранятся документы временного хранения, – до 10 лет включительно. К таким документам относятся, например:

• приказы по административно-хозяйственной деятельности компании;
• документы первичного бухгалтерского учета и соглашения к ним;
• переписка с вышестоящими или нижестоящими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности;
• доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности обособленным подразделениям;
• путевые листы.

Памятка: сроки хранения архивных документов

Документы временного хранения составляют основную часть документооборота организации. В соответствии с Перечнем, сроки их хранения могут составлять:

Некоторые виды документов со сроком хранения 5 и 10 лет можно уничтожить, когда срок хранения истечет. Для этого нужно составить решение об утилизации, которое примет специально созданная на предприятии экспертная комиссия (ЭПК). Такой дополнительный контроль гарантирует, что уничтожат действительно только те бумаги, которые уже потеряли актуальность и важность.

К документам временного хранения до 10 лет относятся и деловые бумаги, для которых Перечень устанавливает следующие условия нахождения в архиве:

• до минования надобности;
• до востребования;
• до снятия с учета;
• до окончания эксплуатации;
• до списания транспортных средств;
• при условии проведения проверки (ревизии);
• в течение срока полномочий;
• после замены новыми;
• после утверждения;
• после истечения срока действия договора.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов устанавливают с учетом таких критериев:

• на кого оформлен документ — на рядового сотрудника или руководителя организации;
• срок оформления — документы по личному составу, оформленные до 2003 года, хранят в архиве 75 лет, после 2003 года — 50 лет;
• условия труда — табели учета рабочего времени в общем случае хранят 5 лет, заполненные на работах с вредными и опасными условиями труда — 50 и 75 лет, в зависимости от года оформления.

Шпаргалка: сроки хранения кадровых документов в компании

Как утилизировать документы временного хранения

По окончании календарного года документы подшивают в дела в соответствии с номенклатурой дел. Как правило, в папки подшивают бумаги одного вида с одинаковыми сроками хранения. При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством.

Дела за прошлые годы, срок хранения которых истекает в новом году, просматривает экспертная комиссия. Ее создают по приказу руководителя компании. Комиссия действует на постоянной основе.

Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Комиссия работает по следующему алгоритму:

1. Отбирает документы, срок хранения которых истек, а также те, которые потеряли свое практическое значение и актуальность.
2. Проводит экспертизу их ценности и оформляет протокол заседания, которым утверждает список деловых бумаг, выделенных к уничтожению.

1. Оформляет акт на уничтожение документов, подписанный председателем и членами комиссии, утверждаемый руководителем компании. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому за образец можно взять форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Образец акта о выделении к уничтожению архивных документов

Обратите внимание! Первичные документы бухгалтерского учета в общем случае хранятся 5 лет, но если предприятие работало в убыток, который перенесен на последующие периоды, документы, подтверждающие убыток хранятся на протяжении всего срока переноса.

Для утилизации выделенных к уничтожению документов временного хранения можно использовать офисный измельчитель-резак для бумаги. После уничтожения составляют отдельный акт об этом. Если же объемы утилизируемых документов велики, компания может заключить договор со специализированной организацией, которая также подтвердит факт уничтожения документов актом.

В акте об уничтожении необходимо заполнить следующие обязательные реквизиты:

• название компании, составившей акт;
• дату составления акта;
• наименования утилизированных документов,
• описание факта уничтожения документов, с указанием способа утилизации, общего количества бумаг;
• подписи ответственных за уничтожение лиц и их расшифровка.

Акт об уничтожении кадровых документов: образец

Сроки хранения кадровых документов

Существуют строгие предписания со стороны законодательства, которые предусматривают определение сроков хранения кадровых документов. Это требования заставляют кадровую службу любой компании преодолевать соблазн сохранения только самых важных и интересных документов. Но это лишь одна из крайностей. Существует обратное поведение, когда сотрудники кадрового отдела в страхе штрафных санкций со стороны проверяющих органов начинают складировать кадровые документы с истекшим сроком хранения.

Закон о сроках хранения кадровых документов

1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле).

2. Специальные законы

Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Данный Перечень, утвержденный Минкультуры России 25.08.2010, является основным нормативным документом, который используется для определения сроков хранения, включая сроки хранения кадровых документов. Он также необходим при отборе на уничтожение.

Документ состоит из 12 разделов, которые отражают основные направления деятельности организаций и включают документы, образующиеся при документировании типовых (одинаковых для большинства организаций) управленческих функций – вне зависимости от функциональной специфики компании, ее размера и формы собственности.

Наиболее общие наименования видов документов располагаются в Перечне по степени значимости вопросов. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В конце документа приводятся указания по применению Перечня.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, применимы ко всем организациям, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Но существует ряд различий.

Временные сроки хранения кадровых документов являются общими для всех организаций.

Постоянные сроки хранения используются теми государственными и муниципальными организациями, которые признаны источниками комплектования. Документы таких компаний поступают на хранение в архивы в установленном порядке.

Организации, не являющиеся источниками комплектования, хранят документы постоянного срока у себя, вплоть до момента ликвидации организации.

Некоторые документы (нормативно-правового и имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях независимо от формы собственности, если их документы не поступают в государственные или муниципальные архивы. Это обусловлено законодательством и пролонгированной практической значимостью этих документов.

Что значит пометка до минования надобности?

Эта отметка означает, что документ имеет только практическое значение. Поэтому срок его хранения определяется организацией самостоятельно. Однако он не может быть меньше одного года.

Что значит пометка ЭПК?

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия – в Перечне появляется у некоторых видов документов. Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.

Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии. В ее состав обычно входят наиболее квалифицированные специалисты из основных структурных отделов во главе с одним из руководящих работников компании. Членом экспертной комиссии также становится представитель архивного учреждения (для организаций, являющиеся источниками комплектования) по предварительному согласованию с ним.

Совместно с архивной и делопроизводственной службой экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, а также организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Экспертиза ценности – понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле).

Можно ли сократить или увеличить сроки хранения?

Согласно п. 2.11 Указаний по применению Перечня, снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения кадровых документов возможно в тех случаях, когда это обусловлено специфическими особенностями деятельности организаций.

Можно ли в отдельных случаях уничтожать документы раньше истечения сроков хранения?

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил сроков хранения кадровых документов?

В соответствие со ст. 27 Закона об архивном деле, юридические лица, а также уполномоченные лица и граждане, которые были признаны виновными в нарушении законодательства об архивном деле, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

В ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов следует предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 100 до 300 руб. на граждан и от 300 до 500 руб. на должностных лиц.

Существует исключение, предусмотренное ст. 13.25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2500 до 5000 руб. на должностных лиц и от 200 тыс. до 300 тыс. руб на юридических лиц.