Как сократить представительские расходы

Представительские расходы

«Главбух». Приложение «Учет в туристической деятельности», N 3, 2004

Не всегда деловые переговоры проходят за офисным столом. Иногда условия будущих контрактов обсуждают в кафе или ресторане. Тем более когда речь идет о переговорах с зарубежными партнерами, приехавшими в Россию. Для финансирования таких мероприятий есть отдельная строка — представительские расходы . А подробнее о том, какие расходы могут считаться представительскими и как их нужно отражать в учете, мы расскажем в нашей статье.

Если турфирма применяет «упрощенку», то она не может принимать в целях налогообложения представительские расходы, даже если в качестве объекта выбраны доходы, уменьшенные на расходы. Ведь представительские расходы не поименованы в п.1 ст.346.16 Налогового кодекса РФ, в котором приведен закрытый перечень расходов, принимаемых в целях налогообложения. Подробнее о том, какие расходы принимаются в целях налогообложения у фирм, применяющих «упрощенку», читайте в статье, которая была опубликована в Приложении N 2, 2004, с. 20.

Какие расходы считаются представительскими В бухгалтерском учете

Определение представительских расходов приведено в Приказе Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядке их применения» (далее — Приказ N 26н). Отметим, что этот документ официально не утратил силу, но в целях налогообложения прибыли он теперь, конечно же, не применяется.

Итак, согласно Приказу N 26н, представительскими считаются расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в деловых переговорах, а также участников, прибывших на заседания органа управления организации. К примеру, к ним относятся расходы, связанные с:

• проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников);
• их транспортным обеспечением;
• посещением культурно-зрелищных мероприятий;
• буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы;
• оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

В налоговом учете

Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ. Оно полностью совпадает с определением представительских расходов, приведенным в Приказе N 26н.

При этом перечень таких расходов, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли, является закрытым. В принципе он практически полностью совпадает с тем перечнем, который приведен в Приказе N 26н, кроме единственного пункта, касающегося расходов, связанных с посещением культурно-зрелищных мероприятий. В целях налогообложения прибыли такие расходы не принимаются, так же как и расходы по организации отдыха, профилактике или лечению заболеваний (п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ).

А можно ли отнести к представительским расходам затраты организации на приобретение алкоголя для официального приема деловых партнеров? Напрямую такие расходы не указаны в перечне, приведенном в п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ. Поэтому налоговые органы в некоторых случаях не принимали подобные расходы, как, например, УМНС России по Московской области. Оно выразило свое мнение по данному вопросу в Письме от 10 марта 2004 г. N 04-27/03000.

Однако приобретение алкогольных напитков, как и приобретение чая, кофе, других напитков, можно отнести к буфетному обслуживанию во время переговоров или же к расходам на проведение официального приема (если напитки подаются во время обеда или ужина). Аналогичное мнение высказал Минфин России в Письме от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49 .

Текст Письма приведен в рубрике «Нормативная база/новые документы», с. 96.

Как документально оформить представительские расходы

Прежде всего, необходимо оформить внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие порядок осуществления представительских расходов в турфирме. Это означает, что руководитель турфирмы своим приказом должен утвердить перечень сотрудников, которые могут участвовать в деловых переговорах и получать под отчет средства на представительские расходы, порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы (в том числе нормы расходов). Нелишне будет составить смету представительских расходов на предстоящий год.

Готовясь провести конкретное мероприятие, руководитель уже утверждает его программу, указав дату и место проведения данного мероприятия, участников встречи и смету расходов.

После проведения мероприятия в бухгалтерию должны быть представлены документы, подтверждающие фактическое расходование средств на представительские цели: авансовый отчет сотрудника, ответственного за расходование средств, с оправдательными документами (счетами-фактурами, товарными чеками, чеками ККТ и т.д.). К нему нелишне будет приложить отчет об итогах проведенной встречи.

Как отразить представительские расходы в учете

В бухучете представительские расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. Это следует из разд.II Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н. А в целях налогообложения прибыли такие расходы считаются прочими (пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ). При этом они принимаются не в полном размере, как в бухучете, а в пределах нормы, установленной в п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ: в размере, не превышающем 4 процентов от расходов турфирмы на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Различие в признании представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете обусловливает необходимость применения Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н. Согласно п.4 этого ПБУ, превышение фактических расходов, учитываемых при формировании бухгалтерской прибыли, над расходами, принимаемыми для целей налогообложения, по которым предусмотрены ограничения, рассматривается как постоянная разница. Однако в течение календарного года (налогового периода) эта разница, по сути, является временной, поскольку может быть уменьшена или полностью устранена в последующие отчетные периоды.

Пример. В августе 2004 г. генеральный директор турфирмы «Вояж», участвуя в рекламном туре по Италии, начал деловые переговоры с директором итальянской турфирмы Viaggio. Для этого он пригласил директора турфирмы Viaggio в ресторан, оплатив счет за ужин в размере 250 евро корпоративной банковской картой. Курс евро, установленный Центральным банком РФ на дату списания денег с банковской карты, составлял 34,35 руб., а на дату утверждения авансового отчета директора — 34,50 руб.

В сентябре 2004 г. турфирма «Вояж» принимала представителей турфирмы Viaggio в России, чтобы завершить ранее начатые переговоры. Расходы турфирмы «Вояж» на аренду автомобиля по доставке партнеров в ресторан на официальный прием и обратно в гостиницу обошлись в 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.). Счет за ресторан, сумма которого составила 35 000 руб., был оплачен при помощи корпоративной банковской карты. Для проведения переговоров турфирма наняла переводчика, заплатив ему 6000 руб.

Турфирма «Вояж» уплачивает налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли. При этом она применяет метод начисления.

Расходы турфирмы «Вояж» на оплату труда за период с января по август 2004 г. составили 900 000 руб., в сентябре — 98 000 руб., в октябре и ноябре — по 85 000 руб., в декабре — 75 000 руб.

Других представительских расходов в течение 2004 г. у турфирмы «Вояж» не было.

В учете турфирмы «Вояж» бухгалтер сделает следующие проводки.

Дебет 44 Кредит 71

• 8625 руб. (250 EUR х 34,5 руб/EUR) — отражены представительские расходы, понесенные директором турфирмы за рубежом;

Дебет 71 Кредит 55

• 8587,5 руб. (250 EUR х 34,35 руб/EUR) — списаны с карточного счета средства, направленные банком в пользу итальянского ресторана, счет которого был оплачен при помощи корпоративной карты;

Дебет 71 Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»

За этот период в целях налогообложения прибыли турфирма может учесть в составе представительских расходов не более 36 000 руб. (900 000 руб. х 4%). Но фактически представительские расходы за этот период составили 8625 руб., поэтому они учитываются при налогообложении прибыли полностью.

В сентябре 2004 г.:

Дебет 44 Кредит 76

• 5000 руб. (5900 — 900) — отражена плата за аренду автомобиля;

Дебет 76 Кредит 51

• 5900 руб. — оплачена аренда автомобиля;

Дебет 44 Кредит 76

• 6000 руб. — начислена оплата переводчику за его услуги;

Дебет 44 Кредит 71

• 35 000 руб. — отражены расходы по организации официального приема в ресторане;

Дебет 71 Кредит 55

• 35 000 руб. — списаны средства с карточного счета на оплату официального приема в ресторане.

В сентябре 2004 г. представительские расходы турфирмы «Вояж» составили 46 000 руб. (5000 + 6000 + 35 000). А всего за август и сентябрь на представительские цели было израсходовано 54 625 руб. (46 000 + 8625).

В целях налогообложения прибыли с января по сентябрь турфирма может учесть представительские расходы в размере, не превышающем 39 920 руб. ((900 000 руб. + 98 000 руб.) х 4%). То есть в сентябре в целях налогообложения прибыли можно признать представительские расходы в сумме 31 295 руб. (39 920 — 8625).

Таким образом, представительские расходы, признанные в бухучете, превышают сумму расходов, которую можно признать для целей налогообложения прибыли, на 14 705 руб. (54 625 — 39 920). Эта сумма представляет собой временную разницу, ведь в октябре, ноябре и декабре 2004 г. будет начисляться оплата труда, а следовательно, будет увеличиваться норматив признания представительских расходов в целях налогообложения. Поэтому в учете в сентябре 2004 г. необходимо признать вычитаемую временную разницу в размере 14 705 руб. и отложенный налоговый актив в сумме 3529,2 руб. (14 705 руб. х 24%).

В учете турфирмы бухгалтер сделает следующую проводку:

• 3529,2 руб. — отражен отложенный налоговый актив, возникший из-за превышения фактической суммы представительских расходов над нормативом, принимаемым для целей налогообложения прибыли.

Кроме того, можно предъявить к вычету из бюджета НДС по аренде автомобиля:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

• 900 руб. — предъявлен к вычету из бюджета НДС по аренде автомобиля.

За период с января по октябрь турфирма может учесть в целях налогообложения прибыли представительские расходы в размере 43 320 руб. ((900 000 руб. + 98 000 руб. + 85 000 руб.) х 4%).

Таким образом, в октябре 2004 г. турфирма может дополнительно включить в расходы 3400 руб. (43 320 — 39 920).

Вычитаемая временная разница при этом уменьшается, а потому в бухучете бухгалтеру нужно уменьшить отложенный налоговый актив на 816 руб. (3400 руб. х 24%).

В октябре 2004 г. в учете сделают проводку:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

• 816 руб. — списана часть отложенного налогового актива.

Так же как и в октябре, в ноябре вычитаемая временная разница уменьшается на 3400 руб., а отложенный налоговый актив — на 816 руб.

В ноябре 2004 г. бухгалтер запишет:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

• 816 руб. — списана часть отложенного налогового актива.

В декабре формируется окончательная величина расходов на оплату труда за 2004 г. Она составит 1 243 000 руб. (900 000 + 98 000 + 85 000 + 85 000 + 75 000).

Следовательно, за 2004 г. турфирма может учесть для целей налогообложения прибыли представительские расходы в сумме не более 49 720 руб. (1 243 000 руб. х 4%).

До декабря 2004 г. в целях налогообложения были признаны представительские расходы в размере 46 720 руб. (39 920 + 3400 + 3400).

Следовательно, в декабре можно признать еще 3000 руб. (49 720 — 46 720).

А значит, вычитаемая временная разница уменьшается также на 3000 руб., поэтому отложенный налоговый актив нужно уменьшить на 720 руб. (3000 руб. х 24%).

В декабре 2004 г. в учете это отразят такой проводкой:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

• 720 руб. — списана часть отложенного налогового актива.

Остальная сумма представительских расходов в размере 4905 руб. (54 625 — 49 720) будет являться постоянной разницей, которая не будет признана в налоговом учете ни в 2004 г., ни в последующие годы.

Поэтому несписанную часть отложенного налогового актива, соответствующую этой разнице, то есть 1177,2 руб. (4905 руб. х 24%), нужно списать со счета 09 на счет 99 проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 09

• 1177,2 руб. — списана оставшаяся часть отложенного налогового актива, которая не может быть перенесена на следующий налоговый период.

Что именно относится к представительским расходам?

Что именно относится к представительским расходам?

• 02.03.2018  
• Бухгалтерия   
• Бухучет   

Какие расходы попадают под классификацию «представительские»

Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ. Согласно п.2 ст.264 НК РФ по статье «Представительские расходы» можно списывать расходы, понесенные для проведения:

• переговоров с потенциальными клиентами или партнерами;
• заседаний совета правления (директоров).

Таким образом, к представительским можно отнести следующие расходы:

• на организацию питания делегаций, как в ресторане, так и в офисе компании (при условии заключения договора на буфетное обслуживание). При этом стоимость алкогольных напитков тоже можно смело включать список понесенных затрат;
• на транспортные услуги по доставке делегатов к месту проведения мероприятия и обратно;
• услуги переводчика.

Этими позициями перечень расходов ограничивается. Он является закрытым и кроме этих расходов в случае проверки налоговая служба не признает понесенные расходы в качестве представительских.

Наиболее частой ошибкой является включение в представительские расходы:

• организацию «культурной» программы (посещение театра, экскурсий, музеев, бань ,саун и прочее);
• оплата проезда участников мероприятий из другого населенного пункта. Например, можно включить в представительские расходы на оплату аренды автомобиля для доставки делегатов в офис компании, но нельзя оплатить билет на самолет.
• приобретение подарков и сувениров.

Приобретение сувениров является одним из самых спорных пунктов. Налоговая служба оперирует тем ,что данный вид расходов не включен в перечень в НК РФ. Письма ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348@ и УФНС по Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2 разъясняют, что данные расходы должны быть включены в состав рекламных расходов.

Однако есть судебная практика, когда «оштрафованные» организации обращались с жалобой на решение налогового органа в арбитражный суд. Судебные органы при этом считают, что сувенирная продукция с логотипом компании способствует продвижению производимых товаров или оказываемых услуг на рынке.

До сих пор нет однозначного времени, а значит, если вы все же хотите списать затраты на приобретение сувениров именно на представительские, а не рекламные расходы, будьте готовы к судебному разбирательству. Для того чтобы выиграть спор, расходы должны быть правильно оформлены.

Документальное оформление произведенных расходов

Для того чтобы налоговая служба признала понесенные затраты в качестве представительских необходимо обеспечить наличие помимо первичной документации следующее:

• приказ о проведении мероприятия, подписанный руководителей организации;
• смета расходов;
• отчёт о проведенном мероприятии (подробный, с приложением программы и списка участников);

Данный список указан в Письме Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675.

В приказе или распоряжении на проведение мероприятия необходимо указать:

• дату и место проведения;
• список участников, как приглашенных, так и задействованных сотрудников компании;
• цель проведения встречи (заключение контракта, подписание соглашения и другие);
• перечень мероприятий в рамках встречи (встреча делегации, завтрак с участием представителей приглашенной стороны, переговоры и так далее). В качестве приложения к приказу можно приложить подробную программу мероприятия.
• ответственные за проведение встречи и финансовое обеспечение лица;
• в виде приложения к приказу составить смету на проведение встречи;
• срок подготовки и предоставления отчета о проведённом мероприятии.

Поскольку отчет о проведенном мероприятии является доказательством произведенных расходов, он должен быть максимально подробным и содержать в себе:

• временной период проведения;
• список участников (может получиться так, что фактически приедут меньше гостей ,чем было приглашено);
• список переводчиков;
• цель проведения и полученные результаты (подписан договор о сотрудничестве ,к примеру);
• понесенные затраты с приложением подтверждающих документов.

Порядок учета

Допускается включать в состав представительских расходы в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Фонд начисленной и выплаченной заработной платы в 1 квартале составил 2 000 000,00 рублей.

4% составляют 80 000,00 рублей.

На встречу с потенциальными партнерами было затрачено 100 000,00 рублей. Однако к учету можно принять не более 80 000,00 рублей.

В бухгалтерском учете расходы могут быть учтены в составе расходов по обычном видам деятельности предприятия (п. 5 — 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации). В этом случае представительские расходы учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Были произведены через подотчетное лицо представительские расходы в сумме 50 000,00 рублей. Из них: 10 000,00 рублей – на оплату транспортных услуг, 10 000,00 рублей –оплата услуг переводчика, 30 000,00 рублей – услуги по организации питания делегатов.

Представительские расходы — сложные вопросы

«Главбух», N 18, 2004

Споры по поводу того, можно ли ту или иную сумму отнести к представительским расходам, регулярно возникают не только между налогоплательщиками и налоговиками, но и между чиновниками разных ведомств. Так, недавно Минфин России не согласился с налоговиками, утверждавшими, что в расходы нельзя включить стоимость алкогольных напитков, закупленных для переговоров.

Ситуация с представительскими расходами осложняется еще и тем, что в уменьшение налогооблагаемой прибыли их можно списать только в пределах норм, а в бухгалтерском учете никаких ограничений нет. Из-за этого образуются постоянные налоговые разницы.

Наша статья поможет бухгалтерам разобраться со всеми спорными вопросами, которые возникают при учете представительских расходов.

Спорные представительские расходы

В п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ дано определение и приведен исчерпывающий перечень представительских расходов. К ним относятся средства, истраченные на официальный прием, доставку и буфетное обслуживание представителей других фирм, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления). Кроме того, на представительские расходы списывают деньги, уплаченные переводчикам, не состоящим в штате организации, за их услуги во время приемов и переговоров. Все эти затраты уменьшают налогооблагаемый доход независимо от того, в каком месте проводился прием партнеров или заседание совета директоров — там, где расположена фирма, или в другом городе и даже в другом государстве.

Единственный запрет, четко прописанный в Налоговом кодексе РФ и касающийся представительских расходов, состоит в том, что к ним нельзя отнести суммы, истраченные на развлечение, отдых и лечение гостей фирмы. Однако существует целый перечень не упомянутых в Кодексе затрат на прием представителей других фирм, которые налоговики ни при каких условиях не позволяют исключить из налогооблагаемого дохода. Остановимся на них подробнее.

Расходы на спиртные напитки

Начнем с той хорошей новости, о которой мы упомянули в начале статьи. 9 июня 2004 г. Минфин России издал Письмо N 03-02-05/1/49, в котором указал, что в состав представительских расходов можно включить стоимость алкоголя, закупленного для банкета. Правда, чиновники оговорились, что речь может идти только о том количестве спиртного, которое соответствует обычаям делового оборота. В ст.5 Гражданского кодекса РФ под такими обычаями понимаются правила поведения, не предусмотренные законодательством, но широко применяемые в предпринимательстве. Выходит, что на деле ограничение Минфина России сводится к тому, что количество алкоголя всего лишь должно находиться в разумных пределах и соответствовать числу участвующих в банкете.

Безусловно, последние разъяснения Минфина России по поводу расходов на спиртные напитки — это серьезный шаг навстречу налогоплательщикам. Ведь прежде налоговики в большинстве регионов активно протестовали против исключения стоимости алкоголя из налогооблагаемой прибыли (см., например, Письмо Управления МНС России по Московской области от 10 марта 2004 г. N 04-27/03000). Теперь у предприятий появился веский аргумент — Письмо Минфина России N 03-02-05/1/49. Более того, есть и судебные решения, подтверждающие, что средства, истраченные на спиртное, — это полноправная составляющая представительских расходов. В частности, к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 31 мая 2004 г. N А56-34683/03.

Расходы на проживание представителей других организаций

Чиновники также не разрешают списывать на представительские расходы деньги, уплаченные за проживание представителей других фирм в гостиницах и арендованных квартирах. Аргумент такой: под приемом в ст.264 Налогового кодекса РФ понимается исключительно завтрак, обед «или иное аналогичное мероприятие». Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия.

Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными. Так, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 17 мая 2004 г. N А56-21571/03 согласился с тем, что фирма, по договоренности с партнером взявшая на себя расходы по проживанию его делегации, вправе списать истраченные деньги на представительские расходы.

Дополнительные расходы при организации банкета

По мнению налоговиков, в представительских расходах нельзя учитывать сувениры, розданные гостям фирмы, стоимость аренды помещения, в котором проводится банкет, и гирлянды, закупленные, чтобы украсить это помещение. Также чиновники против того, чтобы включать в расходы стоимость цветов, приобретенных для участников встречи и для украшения залов (см., например, Письмо Управления МНС России по г. Москве от 22 января 2004 г. N 26-08/4777). Спорить с этим также довольно трудно. Однако существует несколько способов списать такие расходы в уменьшение налогооблагаемого дохода и вообще избежать разногласий с чиновниками.

Первый способ: можно поручить организацию приема специализированной фирме. В таком случае стоит договориться, чтобы в договоре и смете расходов стоимость цветов, подарков и аренды отдельно не упоминалась. Лучше всего распределить эти затраты между стоимостью банкетных блюд и напитков. Тогда никаких претензий со стороны чиновников не будет.

Второй способ состоит в том, чтобы представить прием представителей других фирм как рекламную акцию. Тогда никаких проблем с подарками, арендой помещения и его украшением не будет.

К сожалению, у второго варианта есть свои недостатки. Во-первых, фирме, устроившей такое мероприятие, придется заплатить налог на рекламу — в большинстве регионов он составляет 5 процентов от произведенных расходов. А во-вторых, затраты на подобные рекламные акции, так же как и представительские расходы, нормируются в налоговом учете. Согласно п.4 ст.264 Налогового кодекса РФ норматив равен 1 проценту от выручки.

Тем не менее уловка с рекламой — это единственный способ списать представительские расходы в уменьшение налогооблагаемого дохода для фирм, работающих по упрощенной системе налогообложения. Как известно, такие предприятия могут исключать из дохода только те затраты, которые перечислены в п.1 ст.346.16 Налогового кодекса РФ. Представительские расходы там не упомянуты, и чиновники учитывать их при расчете единого налога запрещают (см. Письмо Минфина России от 31 июля 2003 г. N 04-02-05/3/61). А расходы на рекламу при «упрощенке» в расчет налога берутся (пп.20 п.1 ст.346.16 Налогового кодекса РФ). Поэтому, представив прием гостей как рекламную акцию, фирма-«упрощенец» сможет списать истраченные деньги на расходы. Разумеется, при этом придется исходить из уже упомянутого нами норматива — 1 процент от выручки.

Если переговоры оказались безрезультатными

Еще одна довольно распространенная претензия со стороны налоговиков заключается в том, что они требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, представительские расходы считаются необоснованными.

Между тем Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи. Поэтому обычно в спорах арбитражные суды поддерживают налогоплательщиков. Например, Постановление ФАС Уральского округа от 17 июня 2004 г. N Ф09-2441/04-АК.

Норматив представительских расходов

Согласно п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ представительские расходы признаются для целей налогового учета в пределах 4 процентов от расходов на оплату труда, понесенных за отчетный или налоговый период. Этот норматив влияет не только на налогооблагаемую прибыль, но и на размер «входного» НДС, который можно принять к вычету.

Норматив и налог на прибыль

Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально (в зависимости от того, какой отчетный период избрала организация) пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив. Впрочем, независимо от того, сколько длится отчетный период по налогу на прибыль, мы советуем сравнивать представительские расходы с нормативом ежемесячно. Это поможет решить проблему с «входным» НДС, о которой мы расскажем ниже.

Со сверхнормативных расходов придется начислять постоянные налоговые обязательства. Это требование п.7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02). А если в следующем отчетном периоде все представительские расходы окажутся в пределах нормы, постоянное налоговое обязательство придется сторнировать.

Пример 1. Отчетные периоды по налогу на прибыль у ЗАО «Бриз» равны I кварталу, полугодию и 9 месяцам. К 1 октября 2004 г. представительские расходы ЗАО «Бриз» составили 50 000 руб. (без учета НДС). А расходы по оплате труда — 1 000 000 руб. Представительские расходы, которые бухгалтер списал в уменьшение налогооблагаемого дохода за 9 месяцев 2004 г., равны 40 000 руб. (1 000 000 руб. х 4%).

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

• 2400 руб. (10 000 руб. х 24%) — начислено постоянное налоговое обязательство.

Представительские расходы в налоговом учете

В непростых экономических условиях практически все фирмы стараются сократить свои расходы. Однако есть такие группы затрат, полностью избавиться от которых даже в столь сложные времена вряд ли удастся. К ним относятся и представительские расходы. При этом задача бухгалтера – сделать все возможное для того, чтобы на организацию деловых встреч не пришлось направить чистую прибыль.

Списывая те или иные затраты в расходы, любая компания стремится минимизировать риск предъявления претензий со стороны налоговиков в необоснованности занижения базы по «прибыльному» налогу. Представительские расходы в этом смысле – неисчерпаемая пища для размышлений. В частности, фирме стоит очень четко разобраться с двумя вопросами. Во-первых, ей необходимо правильно определиться с тем, какие именно траты можно включить в состав представительских. А во-вторых, бухгалтеру нельзя забывать и о наличии документального подтверждения подобных расходов.

Какие расходы считать представительскими?

Уменьшать налогооблагаемую прибыль представительские затраты будут в составе прочих расходов на производство и реализацию в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Однако их общая сумма за налоговый период не должна оказаться больше 4 процентов от расходов фирмы на оплату труда сотрудников.

Напомним, что расходы при исчислении налога на прибыль определяются нарастающим итогом в течение всего года. В связи с этим возникает необходимость в каждом отчетном периоде отслеживать максимальную сумму представительских расходов, на которую согласно четырехпроцентному нормативу удастся уменьшить налогооблагаемую прибыль.

Для компаний, размер представительских расходов которых достаточно велик, имеет смысл планирование величины указанных затрат на каждый отчетный период. Сделать это необходимо для того, чтобы обезопасить себя от риска превышения установленного лимита представительских расходов. К примеру, организация может спланировать свои представительские расходы исходя из сумм расходов на оплату труда прошлого налогового периода, и установить свой внутренний лимит. Если число сотрудников в текущем периоде не изменилось и величина заработной платы не повысилась, лимит затрат на организацию официальных приемов можно установить в размере 4 процентов от прошлогоднего ФОТ. Если же произошли существенные изменения, сумму внутреннего лимита придется скорректировать в соответствии с ними.

Относить к представительским тратам фирмы следует средства, израсходованные на проведение официального приема как для действующих или потенциальных контрагентов, так и для собственных участников, прибывших на заседание руководящего органа.

Термин «расходы на проведение официального приема» имеет весьма широкое толкование. Поэтому дабы компании не списали в состав расходов все, что только можно, законодатели конкретно оговорили перечень расходов, признаваемых представительскими (п. 2 ст. 264 НК). К ним относятся затраты:

– на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

– на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

Правда, несмотря на то что данный перечень является закрытым, споры вокруг него не утихают. А посему в целях минимизации рисков среди неоднозначных расходов компании следует выделить те, от которых в кризисное время можно безболезненно отказаться.

Представительско-необязательные расходы

Так, например, организовать прием своих деловых партнеров вполне можно, отказавшись от таких «излишков», как приобретение букетов и конфет, тем более что вопросы отнесения их стоимости к представительским расходам вызывают немало споров между налоговиками и компаниями.

Вполне естественно, что инспекторы в данном вопросе высказываются категорически против (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. № 26-08/4777). А вот мнения судей разделились. Одни арбитры считают возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму конфетно-букетных расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40)). Другие же высказываются против этого (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. № А29-1822/2005а).

Еще одним «яблоком раздора» между налоговиками и компаниями является вопрос, касающийся включения в состав представительских расходов затрат на приобретение спиртного для официального приема.

Изначально налоговики запрещали уменьшать прибыль на сумму «пьяных» расходов (письмо УМНС по Московской области от 10 апреля 2004 г. № 04-27/03000). Однако впоследствии подход к данному вопросу кардинально поменялся.

Свою благосклонность к отнесению расходов на алкоголь в состав представительских затрат эксперты Минфина высказали в письме от 16 августа 2006 года № 03-03-04/4/136. Впрочем, сделать это компании смогут лишь при условии, что угощение в виде спиртных напитков экономически обоснованно при проведении официального делового приема. Вполне понятно, что обосновать покупку алкоголя для деловой встречи – дело чрезвычайно трудное хотя бы потому, что подобное «угощение» отнюдь не способствует налаживанию деловых связей. Поэтому компаниям можно посоветовать во избежание споров с налоговиками исключить из банкетного меню алкогольное «сопровождение».

Могут у фирмы возникнуть проблемы и с включением в состав представительских расходов стоимости железнодорожных или авиабилетов, предоставляемых фирмой-организатором иногородним контрагентам, а также платы за их проживание в гостинице.

Мнение налоговиков и финансистов в данном вопросе однозначно. Ни стоимость авиа- и железнодорожных билетов, ни плата за проживание в гостинице уменьшать налогооблагаемую прибыль не могут (письма УФНС по г. Москве от 6 декабря 2007 г. № 21-11/116748 и Минфина от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235).

В то же время позиция судей в подобных случаях более лояльна. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 16 марта 2006 года № А72-5959/05-6/450 по делу № А72-5629/05-6/435 поддержал налогоплательщика, включившего в представительские расходы стоимость оплаченного им проезда прибывших на официальный прием гостей. А ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 марта 2007 года № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) посчитал правомерным отнесение затрат на проживание представителей иногородних компаний в состав представительских расходов.

Правда, если компания все же не желает доводить дело до суда, она вполне может отказаться от данного вида расходов. Дело в том, что представители ее иногородних деловых партнеров, которые будут присутствовать на официальном приеме, как правило, находятся во время такой встречи в командировке. Это означает, что их работодатель выплачивает им суточные и компенсирует командировочные расходы, к которым, в частности, относятся проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на проживание.

И никуда от него не деться…

Однако существуют расходы, отказаться от которых при проведении официального приема компании не удастся. Например, к ним относятся расходы на аренду помещения, в котором и состоится долгожданная встреча.

Конечно, просто замечательно, если у фирмы есть собственный банкетный зал, где можно принять всех ее гостей. Этот вариант, пожалуй, самый выгодный (не надо «раскошеливаться» на аренду помещения) и безопасный (раз нет расхода, то и придраться налоговики ни к чему не смогут). Однако такое помещение есть у очень небольшого числа организаций. Все остальные компании обычно либо арендуют ресторан, либо просто ведут своего партнера в кафе.

Вообще-то в статье 264 Налогового кодекса четко оговорено, что «место сбора» не имеет значения для признания расходов, однако инспекторы продолжают с сомнением относиться к деловым встречам, проведенным в барах или ресторанах. Они запрещают уменьшать налогооблагаемую прибыль на суммы денежных средств, потраченных в ходе таких мероприятий (письмо УФНС по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851). А вот судьи, наоборот, встают на сторону налогоплательщика. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 года № КА-А40/8426-05 судьи поддержали компанию, решившую уменьшить свою налогооблагаемую прибыль за счет расходов на проведение деловых встреч в кафе и ресторанах.

Причем финансисты пошли еще дальше. Они не только упразднили «походы» с деловыми партнерами в ресторан, но и наложили вето на аренду помещений ресторанов и кафе для проведения там официальных приемов (письмо Минфина от 12 марта 2003 г. № 04-02-03/29). Однако и в данном вопросе незаменимым союзником налогоплательщиков выступили судьи. Примером тому может послужить постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 июня 2008 года № А13-7506/2006-28.

Поэтому, если фирме все же пришлось арендовать помещение ресторана, ей следует с особым вниманием отнестись к оформлению всей необходимой документации, подтверждающей ее расходы. В таком случае, даже если инспекторы сочтут, что налогооблагаемая прибыль была необоснованно занижена, компания сможет отстоять свое мнение в суде.

Предъявите документ!

Определившись с составом представительских затрат, во избежание придирок со стороны налоговиков компании следует побеспокоиться о наличии должного их документального подтверждения. Причем позаботиться нужно о наличии как внутренних распорядительных, так и внешних первичных документов.

Перечень внутренних бумаг приведен в письме Минфина от 13 ноября 2007 года № 03-03-06/1/807. К ним относятся:

– приказ или распоряжение руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

– смета представительских расходов;

– отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию.

Нужно отметить, что унифицированная форма ни одного из указанных документов законодательно не утверждена, поэтому налогоплательщики могут разработать их самостоятельно. Правда, творчество компаний в значительной мере ограничивают положения статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», установившие перечень реквизитов, которые в обязательном порядке должны быть отражены в этих документах. Так, в них необходимо указать название документа и дату его составления, а также наименование организации, его выдавшей. Кроме того, разработанные формы должны отражать содержание хозяйственной операции и указывать на ее измерители в денежном и натуральном выражении. И наконец, все это должно быть скреплено подписями должностных лиц с их расшифровкой.

Обращаем ваше внимание на тот факт, что требование о составлении сметы на представительские расходы в Налоговом кодексе не закреплено. Однако представители финансового ведомства считают ее наличие обязательным для соблюдения условия о документальном подтверждении указанных затрат. Судьи же их мнение не поддерживают (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 января 2008 г. № А56-338/2007). Они считают возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму представительских расходов и в случае отсутствия указанного документа.

Что касается отчета о представительских расходах, то он, помимо уже перечисленных обязательных реквизитов, должен содержать еще и следующие данные (письмо УФНС по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851):

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дата и место проведения;

– состав приглашенной делегации;

– участники принимающей стороны;

– величина расходов на представительские цели.

Особое внимание следует уделить целям проведения официального приема, ведь именно они свидетельствуют об экономической обоснованности расходов на его проведение. К примеру, фирма может указать, что прием организовывался с целью обсуждения вопросов о заключении новых контрактов либо о финансировании работ по существующим контрактам. В таком случае проблем с доказательством экономической обоснованности возникнуть не должно.

Что же касается результатов мероприятия, то вне зависимости от того, есть они или нет, фирма все равно сможет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму представительских расходов. Такого мнения придерживаются судьи в постановлении ФАС Поволжского округа от 29 марта 2005 года № А12-18384/04-С36.

Помимо внутренних документов удостоверить представительские расходы необходимо еще и внешней первичной документацией (письмо УФНС по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851). Подтвердить фактическое расходование средств можно кассовыми и товарными чеками, чеками такси, счетами ресторанов, накладными авансовыми отчетами.

Источники

1. 
   20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов. — М.: Статут, 2014. — 368 c.
2. 
   Сергеев С. Г. Конституционное право России; Дашков и Ко — Москва, 2008. — 576 c.
3. 
   Левенфельд, Л. Гипнотизм. Руководство к изучению гипноза и внушения (особенно в медицине и юриспруденции) / Л. Левенфельд. — М.: Типография «Саратовского Дневника», 2016. — 438 c.
4. Радько, Т. Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / Т.Н. Радько. — Москва: СИНТЕГ, 2016. — 608 c.
5. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2018. — 352 c.